Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obecnie na etapie przejścia w wersję 2.0. Pierwszy istotny krok – publikacja dokumentacji technicznej – jest już za nami. Co to oznacza i jaki wpływ na działania firm ma już dziś?
Publikacja API KSeF 2.0 i struktury FA(3). Kluczowy krok milowy za nami
30 czerwca 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało dokumentację interfejsu programowania aplikacji (API) KSeF 2.0 oraz nową strukturę logiczną e-faktury FA(3). Ten moment jest absolutnie kluczowy dla wszystkich firm, a zwłaszcza dla dostawców oprogramowania księgowego i systemów ERP, z których korzystają polscy przedsiębiorcy.
To, co to oznacza dla firm już teraz, to przede wszystkim początek intensywnych prac integracyjnych. Dostawcy systemów, ale także duże przedsiębiorstwa posiadające własne, rozbudowane rozwiązania IT, mogą już rozpocząć prace nad dostosowaniem swoich systemów do nowej wersji KSeF. Opublikowana dokumentacja API KSeF 2.0 pozwoli integratorom i firmom rozpocząć już przygotowania mające na celu wdrożenie KSeF 2.0 w środowisku testowym, które zostanie udostępnione w późniejszym terminie.
Co to jest KSeF 2.0 i dlaczego powstaje?
KSeF 2.0 to udoskonalona i zoptymalizowana wersja Krajowego Systemu e-Faktur. To centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów, który będzie służył do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym, ogólnokrajowym formacie XML. Zgodnie z założeniami, każda faktura, aby była prawnie wiążąca, będzie musiała przejść przez KSeF i otrzymać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) z unikalnym numerem systemowym.
Powstanie KSeF 2.0 ma na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego, walkę z oszustwami VAT, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie efektywności kontroli skarbowych. Wersja 2.0 została zaprojektowana z myślą o poprawie wydajności, stabilności i skalowalności systemu, uwzględniając wnioski z dotychczasowych testów i sugestie od przedstawicieli biznesu. Jej nowa architektura ma sprostać olbrzymiej liczbie transakcji, które będą przez nią przepływać.
Pełny harmonogram wdrożenia KSeF 2.0 w Polsce
Po etapie udostępnienia dokumentacji technicznej czekają nas kolejne, kluczowe fazy wprowadzenia KSeF 2.0.
30 września 2025 roku Ministerstwo Finansów udostępni API KSeF 2.0 do otwartych testów dla wszystkich integratorów i przedsiębiorstw. Oznacza to, że przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania będą mieli możliwość testowania komunikacji swoich systemów z KSeF 2.0 jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego fakturowania. Jest to bardzo ważny etap, który pozwoli na wczesne wykrycie i usunięcie ewentualnych błędów, a także na pełne dostosowanie systemów IT do nowych wymagań.
Od listopada 2025 roku planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, która ma zaimplementować pełen zakres funkcji dostępnych przez interfejs API. To z kolei umożliwi przedsiębiorcom zapoznanie się z samym interfejsem i funkcjonalnościami systemu przed jego obowiązkowym uruchomieniem.
Warto zaznaczyć, że 1 listopada 2025 roku rozpocznie się również proces aplikacji o certyfikaty wystawcy faktur, które od końca 2026 roku zastąpią tokenowe metody autoryzacji w KSeF. Certyfikaty te będą ważne przez dwa lata.
1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF 2.0 wejdzie w życie dla dużych podatników. Dotyczy to firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż brutto przekraczającą 200 milionów złotych. Co istotne, od tego dnia KSeF zostanie uruchomiony w pełnym obrocie, co oznacza, że faktury ustrukturyzowane będą trafiać również do kontrahentów, których obowiązek obejmuje teoretycznie później.
1 kwietnia 2026 roku, system KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, z wyłączeniem najmniejszych firm.
Na końcu, 1 stycznia 2027 roku, obowiązek wejdzie w życie dla najmniejszych firm (tzw. „cyfrowo wykluczonych”). Dotyczy to podmiotów, które wystawiają faktury na kwoty do 450 zł i osiągają miesięczny obrót do 10 tys. zł.
KSeF 2.0 to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja w sposobie funkcjonowania polskich firm. Już teraz warto zatem monitorować postępy prac i aktywnie przygotowywać się do nadchodzących zmian, aby zapewnić płynne przejście na nowy system fakturowania.
