Bitrix24 dla małych i średnich przedsiębiorstw: klucz do sukcesu

Współczesny rynek jest zdominowany przez duże marki działające na skalę globalną, a raporty analizujące realia większości nowoczesnych branż jednoznacznie wskazują na trudną sytuację małych oraz średnich firm. Walka ze zmonopolizowanym rynkiem to jednak zaledwie wierzchołek góry lodowej.

Początkujący przedsiębiorcy muszą mierzyć ze znacznie większą ilością wyzwań, wśród których warto wymienić przede wszystkim:

• brak doświadczenia w zarządzaniu zespołem,
• trudności finansowe,
• nieodpowiednio dobrany model marketingowy,
• problemy związane z pozyskiwaniem i utrzymaniem klientów.

Większość właścicieli małych oraz średnich firm podejmuje się prowadzenia własnego biznesu z pełną świadomością potencjalnego ryzyka, które jest z tym związane. Nie bez powodu rynek przepełniony jest specjalistycznymi narzędziami służącymi do optymalizacji pracy przedsiębiorstw.

Wadą większości tego typu programów jest wąski zakres ich działania. Generuje to kolejne problemy związane, między innymi, z koniecznością opłacania większej ilości cyklicznych subskrypcji lub utrzymaniem wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu.

W jaki sposób pomoże ci system CRM od Bitrix24?

System CRM (Customer Relationship Management) to zestaw narzędzi służących do zarządzania relacjami z klientami. CRM pozwala firmom gromadzić, analizować i wykorzystywać dane dotyczące konsumentów w celu skuteczniejszego prowadzenia działań marketingowych oraz sprzedażowych. Oprogramowanie od Bitrix24, serwisu dostarczanego przez Bitrix24 Ltd z siedzibą na Cyprze, jest jednak czymś znacznie więcej. W portfolio usługi znajduje się bowiem szereg funkcji ułatwiających kierowanie zespołem oraz wyznaczanie i planowanie projektów.

1. Automatyzacja procesów sprzedażowych:
   • Wykorzystanie reguł automatyzacji do oszczędzania czasu.
   • Tworzenie ofert handlowych i fakturowanie.
2. Obsługa klienta przez różne kanały:
   • Telefonia z inteligentnym routingiem.
   • Czat na żywo i formularze kontaktowe.
3. Integracja e-sklepu i analiza marketingowa:
   • Integracja sklepu internetowego z systemem CRM.
   • Analiza efektywności działań marketingowych.
4. Automatyzacja zadań i raportowanie:
   • Zarządzanie projektami i zadaniami online.
   • Kontrola godzin pracy i raportowanie wydajności.
5. Generowanie i zarządzanie leadami:
   • Pozyskiwanie leadów z różnych kanałów.
   • Ocena i przypisywanie leadów do odpowiednich pracowników.

Zestaw narzędzi oferowanych przez Bitrix24 jest więc jednoznaczną odpowiedzią na trudności, z jakimi borykają się współcześnie mali oraz średni przedsiębiorcy. Jeżeli ty również prowadzisz własną działalność, to koniecznie sprawdź konkretne rozwiązania omawianego systemu, które wyrównają twoje szanse w starciu z rynkowymi realiami.

Konkurencja z większymi firmami

Prawdopodobnie największym wyzwaniem dla małych oraz średnich firm jest konieczność konkurowania ze znacznie większymi podmiotami. Marki działające na skalę ogólnokrajową lub globalną dysponują zazwyczaj nowocześniejszymi narzędziami, liczniejszą kadrą oraz większymi środkami finansowymi. Ma to swoje odzwierciedlenie przede wszystkim w krótszym czasie reakcji na zmieniające się trendy konsumenckie.

Bitrix24 posiada w swoim portfolio kilka narzędzi, które są w stanie wyrównać twoje szanse w starciu z markami operującymi na szerszą skalę. Do tej grupy należy zaliczyć przede wszystkim funkcje umożliwiające automatyzację poszczególnych procesów, takich jak:

• zadania cykliczne (np. codzienne raporty SEO dotyczące twojej domeny),
• podsumowania postępów w projektach oraz zadaniach (z wykorzystaniem diagramów Gantta i tablic Kanban),
• zarządzanie zasobami ludzkimi (np. poprzez raporty dotyczące wydajności pracowników z katalogiem pracowników).

Automatyzacja zadań umożliwia usunięcie czynnika ludzkiego z procesu wykonywania powtarzalnych zadań, co może pomóc małym firmom efektywniej konkurować z większymi, bardziej zasobnymi podmiotami. To jednak nie wszystko, ponieważ Bitrix24 oferuje również narzędzia pozwalające na zautomatyzowanie procesów sprzedażowych (np. poprzez ustalone przez ciebie reguły oraz wyzwalacze automatyzacji) oraz marketingowych (np. poprzez wykorzystanie inteligentnego asystenta do generowania pomysłów na kampanie reklamowe).

Konkurencyjność oraz widoczność twojej firmy na rynku lokalnym jest ograniczona przez zasoby jakimi dysponujesz. Bitrix24 może jednak zmniejszyć zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na rozbudowę kadry i wyręczyć pracowników w części ich dotychczasowych obowiązków. Dzięki temu zyskasz większy potencjał operacyjny bez konieczności zatrudniania nowych pracowników.

Bitrix24 jest zintegrowany z wieloma popularnymi aplikacjami, co pozwala małym firmom korzystać z szerokiego ekosystemu narzędzi bez dodatkowych kosztów. Właściciele małych oraz średnich przedsiębiorstw to zazwyczaj osoby znajdujące się w ciągłym ruchu. Warto więc dodać, że omawiany system posiada zarówno wersję desktopową, jak i mobilną, co umożliwia kontrolowanie firmowych projektów z dowolnego miejsca.

Brak doświadczenia w zarządzaniu

Optymalizacja pracy zespołu jest prawdopodobnie najważniejszym czynnikiem w procesie budowania stabilnego przedsiębiorstwa. Utrzymanie wydajności personelu na satysfakcjonującym poziomie składa się z wielu czynników. Przedsiębiorca musi bowiem zagwarantować pracownikom odpowiednie narzędzia do wykonania powierzonych zadań, kontrolować postępy w ich pracy i jednocześnie nie dopuścić do sytuacji, w której jeden członek zespołu jest niewspółmiernie obciążony obowiązkami.

Bitrix24 pomoże ci kontrolować każdy z powyższych aspektów, przy jednoczesnej eliminacji potrzeby rozwijania dodatkowych działów w twojej firmie. Codzienne postępy twojego zespołu będziesz mógł obserwować dzięki diagramom Gantta oraz tablicom Kanban. Uprości to również proces komunikacji między tobą a pracownikami i usunie konieczność zakłócania pracy personelu w celu pozyskania raportu z postępów.

Jeśli jednak będziesz chciał nawiązać bezpośredni kontakt z zespołem i wyznaczyć nowe cele na konkretny dzień, to w systemie Bitrix24 znajdziesz zarówno opcję prowadzenia wideokonferencji w jakości HD (z udziałem nawet do 48 osób oraz opcją nagrania), jak i czaty tekstowe (prywatne oraz grupowe). Oprogramowanie posiada także funkcję kontroli czasu pracy twojego zespołu, a każdy pracownik może rozpocząć, wstrzymać lub zakończyć dzień roboczy za pomocą zegara online wbudowanego w Bitrix24.

Korzystanie z każdego tak zaawansowanego systemu wymaga szkoleń, jednak w przypadku Bitrix24 ta kwestia została rozwiązana przez samego dystrybutora usługi. Marka posiada bowiem własny kanał w serwisie YouTube z darmowymi poradnikami oraz podpowiedziami dotyczącymi poszczególnych funkcji oprogramowania. Aktualnie w katalogu firmy znajduje się ponad 200 materiałów wideo i są to zarówno krótkie klipy z omówieniem jednego narzędzia, jak i kilkudziesięciominutowe webinaria wprowadzające do programu.

Problemy finansowe

Kontrola finansów to fundament poprawnego działania każdego przedsiębiorstwa. Wspomniana wcześniej optymalizacja pracy zespołu jest pierwszym krokiem do redukcji zbędnych kosztów oraz weryfikacji pozornie koniecznych wydatków.

Automatyzacja zadań firmy (takich jak np. poszczególne procesy sprzedażowe i marketingowe) to kolejny etap eliminacji czynników nadwyrężających budżet marki. Wspomniane funkcje stanowią jednak zaledwie wstęp do lepszej optymalizacji finansów dzięki oprogramowaniu Bitrix24.

• Centrum sprzedaży: umożliwia centralizację działań sprzedażowych, co może pomóc w lepszym zarządzaniu przychodami.
• Zarządzanie obciążeniem pracą: pomaga w optymalizacji wykorzystania czasu i zasobów ludzkich, co może przyczynić się do zmniejszenia kosztów operacyjnych i poprawy rentowności.
• Kalendarz: umożliwia skuteczne planowanie czasu i zasobów, co może pomóc w unikaniu nadmiernych kosztów związanych z opóźnieniami w projektach lub nieefektywnym wykorzystaniem zasobów.
• Moduł faktur i płatności: umożliwia śledzenie faktur oraz zarządzanie płatnościami, co może pomóc w zwiększeniu efektywności procesów finansowych.
• Budżetowanie projektów: pomaga w planowaniu i monitorowaniu budżetów projektów, co może pomóc w lepszym zarządzaniu finansami firmy.

Nieodpowiedni model marketingowy

Marketing jest bez wątpienia kluczem do udanej sprzedaży, świadomego budowania wizerunku marki w oczach konsumentów oraz utrwalenia pozycji przedsiębiorstwa na rynku. Trudności z przeprowadzaniem szeroko zakrojonych kampanii reklamowych wynikają zwykle z ograniczonych zasobów kadrowych oraz finansowych. Bitrix24 może jednak znacznie uprościć cały proces i zastąpić cię oraz twoich pracowników w części istotnych zadań.

Jedną z kluczowych funkcji będzie w tym przypadku inteligentny asystent CoPilot. Jest to narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które pomoże ci opracować koncepcje nowej kampanii marketingowej od zera, rozwinąć pierwotnie zasugerowaną przez ciebie myśl lub dostosować istniejący plan do zmieniających się trendów. To jednak nie wszystko, ponieważ CoPilot jest w stanie napisać za ciebie oryginalny tekst lub przeredagować istniejące treści w określony sposób.

W portfolio funkcji Bitrix24 znajdują się również konfigurowalne formularze kontaktowe, które możesz podpiąć bezpośrednio do swojej strony internetowej lub witryny e-commerce. W praktyce oznacza to, że wraz z dostępem do serwisu otrzymujesz narzędzia umożliwiające kontrolowanie zadowolenia klientów przez informacje zwrotne przesyłane bezpośrednio z poziomu twojej strony internetowej.

Samo założenie oraz prowadzenie własnej witryny – czyli de facto fundamentu współczesnego content marketingu – stanowi kluczowe rozszerzenie funkcjonalności Bitrix24. Platforma pomoże ci bowiem zarówno w utworzeniu strony internetowej, jak i optymalizacji publikowanych na niej treści.

Problemy ze sprzedażą

Maksymalizacja przychodów ze sprzedaży wiąże się zarówno z pozyskiwaniem nowych klientów, jak i utrzymywaniem stałej grupy zaangażowanych konsumentów. W pierwszym z wymienionych procesów pomogą wszystkie omówione wcześniej funkcje, które wesprą cię w budowaniu trafniejszych kampanii marketingowych. Bitrix24 oferuje jednak znacznie szerszy zestaw narzędzi, a jego kluczowymi elementami są opcje skupione na optymalizacji sprzedaży.

• CRM do zarządzania klientami i sprzedażą:
  • Pozyskiwanie leadów: automatyczne generowanie leadów z różnych kanałów (formularze internetowe, czaty na żywo, rozmowy telefoniczne, media społecznościowe) pozwala na skuteczniejsze zbieranie potencjalnych klientów, co jest kluczowe dla zwiększenia sprzedaży.
  • Zarządzanie leadami: wbudowane narzędzia do oceniania leadów pomagają w priorytetyzacji i przypisywaniu zadań pracownikom działu sprzedaży, co zwiększa szanse na konwersję leadów na klientów.
  • Oferty i faktury: możliwość generowania i zarządzania ofertami oraz fakturami bezpośrednio z CRM ułatwia proces sprzedaży i zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją.
• Automatyzacja sprzedaży:
  • Reguły i wyzwalacze automatyzacji: automatyzacja powtarzalnych zadań sprzedażowych pozwala na zaoszczędzenie czasu i zmniejszenie ryzyka błędów.
• Analityka sprzedaży:
  • Raporty i analizy: Bitrix24 dostarcza szczegółowe raporty sprzedażowe, które umożliwiają monitorowanie wyników, identyfikowanie trendów i podejmowanie świadomych decyzji w celu poprawy efektów sprzedażowych.
• Centrum kontaktowe:
  • Telefonia i czat na żywo: integracja z narzędziami komunikacyjnymi umożliwia szybką i efektywną komunikację z klientami, co jest kluczowe dla rozwiązywania problemów i zwiększania satysfakcji klientów.
  • Formularze kontaktowe: ułatwiają zbieranie informacji od klientów i szybkie reagowanie na ich potrzeby.

Bitrix24 jest czymś więcej niż standardowy system CRM, a jego uniwersalny zestaw narzędzi pozwala na poprawę pracy przedsiębiorstwa w niemalże każdej płaszczyźnie. Dodatkowo platforma oferuje bezpłatny 15-dniowy okres próbny, który pozwala przetestować większość funkcji dostępnych w planach wyższego poziomu.