Często to słyszymy: „komunikacja jest kluczem do sukcesu”. Jednak czy tak jest naprawdę? Oczywiście, że tak! Porozumiewanie się jest ważne w każdym aspekcie naszego życia. Niezależnie od tego, czy chodzi o relacje osobiste lub zawodowe, strategie biznesowe, czy nawet używanie emotikon w luźnej rozmowie na czacie ze znajomym.
Zwykle myślimy, że jeśli coś definiuje się jako wymianę informacji między dwiema lub większą liczbą osób, ma to zastosowanie tylko do komunikacji pisemnej i ustnej. Jednak to coś więcej niż tylko używanie słów. Komunikacja może również obejmować formę niewerbalną, mowę ciała, mimikę i ton głosu czy wspomniane już emotikony. Każda z tych rzeczy wysyła osobną wiadomość do osoby, z którą rozmawiasz.
Gdy prowadzimy własną firmę, skuteczna komunikacja interpersonalna odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu. Jest integralną częścią każdego przedsiębiorstwa i wpływa na wszystkie aspekty jego funkcjonowania. Pomaga rozwiązywać problemy, redukować konflikty, poprawiać produktywność i budować harmonijne relacje w zespole.
Skuteczna komunikacja w biznesie pozwala przekazywać informacje w sposób jasny i zrozumiały, unikając nieporozumień i błędów. Promuje także umiejętność słuchania, umożliwiając każdemu pracownikowi wyrażanie swoich myśli i pomysłów. Dodatkowo wzmacnia więź pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami, budując zaufanie i zrozumienie. Jest to szczególnie ważne we współczesnym biznesie, gdzie praca zespołowa i współpraca odgrywają kluczową rolę w osiąganiu wspólnych celów.
Każdy biznes potrzebuje jednak odpowiednich narzędzi, aby skutecznej móc się komunikować. Bez nich nie da się zrealizować zadań i wyzwań, które należy wykonać, aby biznes mógł funkcjonować i osiągnąć sukces.
Znaczenie skutecznej komunikacji
Jak już wspominałem, komunikacja ma znaczący wpływ na produktywność, kulturę i entuzjazm organizacji. Rozwijanie umiejętności skutecznego porozumiewania się, jako menedżera, zapewnia twojej firmie znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dobra wymiana informacji oraz atmosfera mogą zainspirować twój zespół do cięższej pracy, osiągania lepszych wyników i unikania nieporozumień.
Wszystkie te czynniki mogą przyczynić się do sukcesu firmy. Pracownicy bezpośrednio zaangażowani w tworzenie produktów i projektów w pracy, mają poczucie większego wkładu w przyszłość organizacji. Motywuje ich to także do pracy nad zwiększeniem rentowności, zadowolenia klientów i świadomości marki. Pracownicy, którzy osobiście angażują się w osiąganie celów firmy, są bardziej zainteresowani innymi aspektami jej działalności.
Co więcej, jeśli twoja firma ma opinie dobrego miejsca pracy, może to mieć wpływ na zdolność do przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów w branży. Jak spojrzymy na najczęstsze powody, dla których ludzie decydują się na zmianę miejsca zatrudnienia, łatwo wskażemy, obszary, w których winą można obarczyć złą komunikację.
Jak się porozumiewamy?
Dowiedziałeś się, czym jest komunikacja i jak ważną rolę odgrywa w twoim biznesie. Zanim jednak przejdziemy dalej, musimy chwilę poświęcić, na omówienie różnych rodzajów interakcji międzyludzkich. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zrozumieć potencjalne zagrożenia, jakie mogą się pojawić w twojej firmie.
Jak wspominałem na wstępie, istnieje wiele rodzajów komunikacji. Wszystkie powstają na podstawie pewnych cech. Na przykład ze względu na formę może być ona podzielona na werbalną i niewerbalną. Zależnie od używanego kanału komunikacji na formalną i nieformalną, a ze względu na osoby uczestniczące w interakcji – interpersonalną bądź zbiorową z wykorzystaniem np. technologii informatycznych. Z perspektywy działań menadżerskich możemy komunikację podzielić dodatkowo na cztery różne płaszczyzny.
Komunikacja pionowa, w ramach której istnieją linie interakcji w dół i w górę, czyli tak zwana hierarchia. Dotyczy np. przekazania informacji przez kierownictwo do podwładnych. Zazwyczaj dotyczy tematów związanych z obowiązkami bądź oczekiwaniami czy przekazania aktualności dotyczących firmy. Sama „informacja zwrotna” jest przekazywana przeważnie wzdłuż linii rosnącej. W ten sam sposób raportowane są wiadomości, ewentualne problemy, czy pomysły. Ten model stosowany jest przeważnie w dużych firmach, zatrudniających sporą liczbę ludzi. Największym zagrożeniem z perspektywy menadżera wynikającej z rozbudowanej hierarchii, jest niezauważanie problemów pojedynczych pracowników oraz czas reakcji, zanim na nie zareagujemy.
Komunikacja pozioma to format wymiany informacji pomiędzy różnymi działami. Te muszą znajdować się na tym samym poziomie organizacyjnym, to znaczy muszą być ze sobą powiązane. Forma rozmów jak równy z równym, pomaga im wspierać się nawzajem i rozwiązywać wspólne problemy, otwiera możliwość swobodnej wymiany informacji między pracownikami i przestrzeń do konsultacji.
Komunikacja diagonalna zachodzi pomiędzy działami na różnych poziomach organizacji. Ten format stosuje się, gdy realizacja dwóch poprzednich jest trudna lub nieskuteczna. Dodatkowo można wyróżnić komunikację nieformalną, która z kolei dzieli się na „plotki” i „wychodzenie do ludzi”. W obu przypadkach jest to sytuacja spontaniczna, dobrowolna wymiana informacji pomiędzy dwoma pracownikami, która może później jednak wpłynąć na wiele obszarów twojej firmy.
Aby interakcja w biznesie była skuteczna, konieczne jest korzystanie z różnych narzędzi. Pomagają one nawiązać komunikację pomiędzy pracownikami i zapewniają efektywną wymianę informacji. Najczęściej spotkamy następujące opcje:
- Telefonia, która umożliwia wykonywanie bezpłatnych połączeń wewnętrznych i zewnętrznych;
- Wiadomości e-mail pomiędzy firmowymi skrzynkami pocztowymi;
- Czaty wewnętrzne, np. wbudowane w system CRM jak Bitrix24;
- Wideokonferencje;
Kluczowe techniki komunikacji gwarantujące sukces
Rozumiejąc podstawy komunikacji w organizacji, z pewnością dojdziemy do wniosku, że nie we wszystkich przypadkach jest ona skuteczna i funkcjonalna. Łatwo jednak wskazać obszary czy kluczowe aspekty dotyczące wymiany informacji, które pomogą osiągnąć sukces twojego biznesu. Odgrywają one przecież ważną rolę w nawiązywaniu i utrzymywaniu skutecznych relacji pomiędzy pracownikami, klientami i partnerami. Oto tylko kilka najlepszych praktyk komunikacyjnych:
- Aktywne słuchanie: Umiejętność uważnego słuchania i zrozumienia rozmówcy jest kluczowym czynnikiem skutecznej komunikacji. Ważne jest, aby interesować się opiniami innych osób i zadawać pytania wyjaśniające.
- Jasność i konkretność: Używanie jasnego i zwięzłego języka pomaga uniknąć nieporozumień i rozbieżności. Ważne jest, aby wypowiadać się konkretnie i unikać dwuznaczności.
- Gesty, mimika, ton głosu to ważne elementy komunikacji niewerbalnej. Umiejętność prawidłowego wykorzystania mowy naszego ciała pomaga skuteczniej przekazywać myśli i rozumieć innych ludzi.
- Empatia: umiejętność postawienia się w sytuacji drugiej osoby i zrozumienia jej punktu widzenia jest ważną umiejętnością w biznesie. Pomaga budować zaufanie i zacieśniać współpracę.
- Efektywne wykorzystanie technologii: W dzisiejszym świecie technologia odgrywa dużą rolę w porozumiewaniu się. Umiejętność efektywnego wykorzystania poczty elektronicznej, wideokonferencji i innych środków komunikacji pozwala na szybszą i skuteczniejszą wymianę informacji.
Szefowie dużych firm również nie powinni także zapominać, że wszystkie informacje powinny być przejrzyste i możliwie szeroko wyjaśnione. Oznacza to, że konieczne jest przygotowanie i udostępnienie, np. filmów instruktażowych bądź instrukcji lub biuletynów zawierających dobre przykłady. Klarowność powinna również dotyczyć wysyłanych e-maili, które szczegółowo informowałyby o innowacjach lub zmianach zachodzących w firmie. Pamiętaj, pracownicy powinni dowiedzieć się o tym, co dzieje się w organizacji, od swoich menedżerów, a nie ze źródeł zewnętrznych czy plotek.
Jak jeszcze poprawić komunikację w firmie?
W każdym przypadku wymiany informacji głównymi bohaterami są ludzie, którzy ze swojej natury mogą popełniać błędy lub po prostu nie nawiązywać odpowiedniego kontaktu. Co zatem możemy zrobić, by poprawić te procesy w naszej firmie?
Istnieje tak zwana polityka „otwartych drzwi” i dotyczy ona menadżerów. Ci dbają o to, aby każdy pracownik mógł w każdej chwili przyjść do nich z pytaniem, prośbą lub radą. Jednocześnie nikt nie zapomina, czym jest komunikacja biznesowa i nie narusza granic osobistych. Pozwala to na zbudowanie systemu wzajemnego zaufania, a co za tym idzie, skuteczniejszą łączność na wszystkich liniach. Za każdym razem pamiętaj jednak, by wymiana informacji była dwukierunkowa. Każdy może dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami, jest to niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu.
Nie można również zapominać o interakcjach społecznych ze współpracownikami. Przykładowo w małych firmach menadżer może rano podejść do każdego pracownika i przywitać go, a także pożegnać się odchodząc. Można również zaprosić wszystkich na wspólny lunch, czy na wspólny wypad do pubu po pracy, w celu rozładowania emocji. Pamiętaj jednak, nic na siłę.
Często o problemach w naszej organizacji dowiadujemy się za późno. Wynika to z nieufności naszych współpracowników, czy po prostu ci się wstydzą przyjść do ciebie ze skargą, czy problemem. Dobrym pomysłem jest wdrożenie technologii służącej anonimowej komunikacji. Pamiętacie? Jak w szkole – w przeddzień 14 lutego zwykle instalowano skrzynkę, do której każdy mógł wrzucić walentynki lub wyznania miłosne bez podpisywania ich imieniem i nazwiskiem. To samo możesz zrobić w biurze, wymyślając wirtualną lub fizyczną skrzynkę do zbierania anonimowych informacji. Przecież wiele osób może po prostu wstydzić się, powiedzieć coś lub wyrazić niezadowolenie, ale w ten sposób będą miały swobodę działania. Skrzynka nie musi służyć tylko zbieraniem skarg, ale także dzieleniem się nietypowymi pomysłami, jak usprawnić funkcjonowanie firmy.
Kolejną dobrą praktyką, którą możesz wdrożyć w swojej firmie, jest zwiększenie komunikacji osobistej. Zamiast spotkań z całym zespołem na koniec miesiąca, zorganizuj pięciominutowe spotkanie z każdym pracownikiem. Zapytaj o jego satysfakcję z pracy i potrzeby. Pozwoli to na budowanie jeszcze lepszych relacji z twoimi pracownikami. Bardzo ważne jest, aby werbalnie i niewerbalnie wyrazić zainteresowanie rozmową, empatię i zrozumienie. Podczas rozmów odłóż telefon, zamknij laptopa i staraj się jak najdokładniej słuchać rozmówcy. Wytworzona atmosfera zaufania pozwoli na szybsze i sprawniejsze prowadzenie komunikacji.
Postaw na odpowiednie narzędzia
Na szczęście obecne technologie sprawiają, że wprowadzenie w życie tych praktyk jest bardzo proste. Przecież już w samym Messengerze od Mety czy WhatsApp możesz stworzyć czaty robocze dla każdego działu lub zespołu. Jednak są dużo wygodniejsze metody. Duże korporacje zazwyczaj tworzą własne systemy lub korzystają z profesjonalnych rozwiązań SaaS, takich jak wspomniany już Bitrix24, serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd z siedzibą na Cyprze.
Dobra komunikacja między członkami twojego zespołu, ale także z klientami jest poniekąd wpisana w moduł “Współpraca”. Bitrix24 zapewnia kompleksowe rozwiązanie, które integruje wszystkie niezbędne narzędzia do przeprowadzania spotkań online w jednym miejscu. Użytkownicy mogą dzielić się informacjami na temat postępów projektu, komunikować się za pomocą wygodnych czatów, prowadzić rozmowy telefoniczne, organizować wideokonferencje, a nawet wysyłać SMS-y.
Jako menadżer, masz również dostęp do przydatnych funkcji, takich jak możliwość tworzenia ankiet dotyczących wyjazdów firmowych lub realizacji kolejnych projektów. Moduł „Współpraca” umożliwia także współtworzenie dokumentów przez wszystkich członków zespołu poprzez udostępnienie im wspólnej przestrzeni dyskowej.
Bitrix24 pomoże Ci także zbudować lepsze relacje z twoimi klientami. Wbudowana w system baza klientów, pozwoli wam zebrać informacje o waszych partnerach w jednym miejscu. Wszyscy sprzedawcy będą mieli dostęp do tych danych, co pozwoli Ci łatwo rozdzielać między nimi zadania. Ponadto nowe informacje o kontaktach czy aktualnych transakcjach zostaną automatycznie zaktualizowane i uzupełnione w systemie. Dane te mogą pochodzić rozmów telefonicznych z opcją ich nagrywania. Jest to możliwe dzięki obecności sztucznej inteligencji – CoPilot.
Dzięki temu twoi pracownicy będą zawsze gotowi do rozmowy z kluczowymi kontrahentami i pozwoli to zniwelować ryzyko utraty ważnego deala. Co więcej, Bitrix24 pozwala na utworzenie nawet 20 różnych lejków sprzedażowych, dzięki czemu z łatwością dopasujesz odpowiedni dla potrzeb twoich klientów.
Pamiętajcie, że narzędzia Bitrix24 są dostępne w różnych planach, również w tym bezpłatnym. Co prawda płatne pakiety oferują dodatkowe funkcje, takie jak powiększenie przestrzeni dyskowej czy integracje z innymi narzędziami. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byście za darmo spróbowali omawianego programu, który może odmienić sposób działania waszej firmy oraz pozytywnie wpłynie na procesy komunikacji w niej, co jak udowodniłem – może pomóc w odniesieniu sukcesu.
