Ranking najlepszych platform VOiP dla MŚP w 2024. Co wybrać?

Wszystkie firmy, niezależnie od branży, w jakiej działają, czy wielkości, w dużym stopniu opierają się na komunikacji. Ta pomaga nie tylko wymieniać najważniejsze informacje wewnątrz własnych struktur, ale także łączyć się z klientami i partnerami. Jednak czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy można obniżyć koszty rozmów telefonicznych w swojej firmie, przy tym poprawiając jakość obsługi telefonicznej? Tak, jest to możliwe, wystarczy sięgnąć po odpowiednie rozwiązanie.

Pomimo szybkiego rozwoju mediów społecznościowych i innych cyfrowych kanałów komunikacji, dla większości firm telefonia nadal stanowi podstawę kontaktu z klientem. Po dziesięcioleciach stosunkowo niewielkich zmian wydaje się, że w końcu nastała nowa cyfrowa rewolucja. Jest nią Voice over IP, czyli VoIP. Technologia ta szybko staje się standardem dla firm niezależnie od ich wielkości. Jednak jak wybrać najlepszego dostawcę usług VoIP?

Czym kierować się przy wyborze VoIP dla firmy?

Zanim jednak przejdę do szczegółowego opisu najlepszych systemów VoIP dla firm, zastanówmy się przez chwilę, czym powinniśmy się kierować przy wyborze dostawcy usług. Odpowiedź, wydaje się oczywista, zależy nam na pełnej kontroli połączeń, redukcji kosztów komunikacji, automatyzacji procesów sprzedaży czy integracji z wykorzystywanymi systemami. Listę powodów można mnożyć w nieskończoność.

Oczywiście poza ceną nie można zapominać również o innych aspektach, które mogą mieć znacznie w przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw. Mowa oczywiście o wsparciu działu obsługi klienta. Ten może być potrzebny o każdej porze dnia, bo nigdy przecież nie wiemy, kiedy przyjdzie nam rozmawiać z ważnym zagranicznym kontrahentem. Nie można też zapominać o samej jakości połączenia. Stabilność i jakość dźwięku są kluczowe dla efektywnej komunikacji. Tutaj pomogą ci opinie innych użytkowników korzystających z rozwiązań danego dostawcy usług.

Skoro wspomnieliśmy już o integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w naszej firmie, nie można zapomnieć o innych ważnych funkcjach, jakie powinien oferować operator VoIP. Mowa oczywiście nie tylko o wirtualnej centrali telefonicznej, możliwości prowadzenia konferencji czy nagrywania rozmów. Wybierając dostawcę, powinniśmy upewnić, że oferuje rozwiązania skalowalne, umożliwiające dostosowanie liczby użytkowników i funkcji do zmieniających się potrzeb firmy.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem będzie również bezpieczeństwo. Nie chcemy, by ktoś przecież podsłuchiwał nasze rozmowy, czy wymieniane dane wewnątrz naszej firmy trafiły do konkurencji. Najlepsi dostawcy nie tylko szyfrują twoje połączenie czy wprowadzają dodatkowe protokoły służące uwierzytelnianiu. Wykorzystywane są również protokoły VPN czy dedykowane firewalle filtrujące ruch sieciowy blokując niepożądane połączenia i ataki. W niektórych przypadkach dział wsparcia stale monitoruje sieć w poszukiwaniu podejrzanych aktywności.

Wiesz już czym kierować się przy wyborze platformy VoIP dla twojej firmy w 2024, przejdźmy zatem do omówienia najlepszych dostawców usług dostępnych na naszym rynku.

Najlepsze platformy VOiP dla MŚP w 2024

Zadarma

Zadarma to popularna platforma VoIP z 17-tenim doświadczeniem, która oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie komunikacji biznesowej. Przeznaczona zarówno dla małych firm, jak i dużych korporacji. Zadarma umożliwia stworzenie profesjonalnej wirtualnej centrali telefonicznej, dostosowanej do indywidualnych potrzeb każdego biznesu.

Platforma oferuje szeroki wybór numerów wirtualnych z różnych krajów (ponad 100), co pozwala na stworzenie profesjonalnego wizerunku firmy działającej lokalnie, niezależnie od faktycznego miejsca jej siedziby. Platforma zapewnia wiele przydatnych funkcji, takich jak automatyczna sekretarka, konferencje głosowe czy przekazywanie połączeń. Nie mogło również zabraknąć opcji wysyłania wiadomości SMS, możliwości nagrywania naszych połączeń głosowych, czy integracji z popularnymi platformami CRM. Co więcej, dzięki opcjom statystycznym i możliwości generowania szczegółowych raportów łatwo poznasz wydajność komunikacji w swojej firmy, co pozwoli ci na lepszy rozwój newralgicznych obszarów.

Zadarma wyróżnia się bardzo łatwą konfiguracją. Interfejs użytkownika jest intuicyjny, co pozwala na samodzielną instalację i zarządzanie systemem telefonicznym. Równie łatwo dostosujesz wielkość usługi do rozmiaru twojej firmy dzięki szerokim możliwościom jej skalowania.

Zadarma to idealne rozwiązanie dla firm szukających wydajnego, elastycznego i ekonomicznego systemu komunikacji, który wspiera rozwój i usprawnia zarządzanie połączeniami telefonicznymi. Platforma oferuje konkurencyjne ceny za połączenia międzynarodowe i krajowe, co pozwala na znaczne obniżenie kosztów komunikacji. Co więcej, niedawno wprowadzono dodatkową usługę – kartę eSIM. Dzięki niej mamy dodatkowy pakiet transmisji danych dostępny na całym świecie, tak byśmy mogli być stale w kontakcie z naszymi kontrahentami.

Zadarma oferuje wiele pakietów i usług, które są dostosowane do różnych potrzeb klientów biznesowych. Ceny pakietów różnią się w zależności od wybranego regionu prowadzenia biznesu oraz okresu trwania subskrypcji. Dostępne są trzy warianty:

• Standardowy za 0 zł netto miesięcznie dla 5 użytkowników, nie zawiera darmowych minut na połączenia wychodzące.
• Dla Biura za 75 zł netto miesięcznie dla 10 użytkowników, w pakiecie zyskujemy 2 wirtualne numery oraz aż 2000 minut na połączenia wychodzące, wirtualną centralę wraz z systemem CRM i pakietem funkcji.
• Dla Firm za 150 zł netto miesięcznie dla 20 użytkowników. Do naszej dyspozycji dostajemy aż 5 wirtualnych numerów telefonicznych i 4000 minut w pakiecie, również pakiet funkcji centrali wraz z CRM.

FCN

FCN.pl to nowoczesna platforma telefonii internetowej (VoIP), stworzona z myślą o potrzebach przedsiębiorstw. Oferuje ona wiele funkcjonalności, które usprawniają komunikację w firmie i redukują koszty związane z tradycyjną telefonią.

Dzięki wirtualnej centrali telefonicznej mamy dostęp do takich zaawansowanych funkcji jak menu IVR, przekierowania czy możliwość tworzenia konferencji. Pozwalają one  zautomatyzować proces obsługi połączeń i zwiększyć efektywność pracy. Nie zabrakło również możliwość integracji z różnymi systemami CRM i innymi narzędziami biznesowymi.

FCN.pl oferuje szeroki wybór numerów stacjonarnych, w tym numery specjalne, zapewniają profesjonalny wizerunek firmy. Nie zabrakło również elastycznych pakietów minut, zarówno dla połączeń krajowych, jak i międzynarodowych, dopasowanych do indywidualnych potrzeb klientów.

Platforma FCN.pl dostępna jest w różnych wariantach. Możemy zdecydować się na wariant PrePaid, jak i standardową ofertę abonamentową. Ceny pakietów będą zależne od okresu trwania subskrypcji.

• FCN 500 za 60 zł netto miesięcznie dla 2 użytkowników, w pakiecie zyskujemy 2 wirtualne numery oraz 500 minut na połączenia wychodzące.
• FCN 1000 za 110 zł netto miesięcznie dla 3 użytkowników, w pakiecie zyskujemy 3 wirtualne numery oraz aż 1000 minut na połączenia wychodzące.
• FCN No Limit za 150 zł netto miesięcznie dla 3 użytkowników. Do naszej dyspozycji dostajemy 3 wirtualne numery telefoniczne i nielimitowane ilość minut w pakiecie.

EasyCall

EasyCall to innowacyjna platforma VoIP (Voice over Internet Protocol), która oferuje zaawansowane rozwiązania komunikacyjne dla firm. EasyCall umożliwia wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet, co przekłada się na znaczne obniżenie kosztów związanych z tradycyjną telefonią. Jest to możliwe dzięki niższym stawkom w porównaniu do tradycyjnych operatorów telekomunikacyjnych.

Platforma jest elastyczna i łatwo dostosowuje się do potrzeb zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Daje możliwość dodawania nowych linii telefonicznych i użytkowników w miarę rozwoju firmy. System oferuje szereg dodatkowych funkcji, takich jak poczta głosowa, przekierowanie połączeń, wideokonferencje, automatyczne sekretarki oraz integracja z systemami CRM i innymi narzędziami biznesowymi.

EasyCall oferuje wiele planów taryfowych, do naszej dyspozycji oddano:

• Micro. 15,90 zł netto miesięcznie. 1 linia w pakiecie.
• Basic. 69 zł netto miesięcznie. 2 linie w pakiecie.
• Silver. 89 zł netto miesięcznie. 4 linie w pakiecie.
• Gold. 199 zł netto miesięcznie. 8 linie w pakiecie.
• Platinum. 299 zł netto miesięcznie. 24 linie w pakiecie.
• Enterprise. Wycena indywidualna. +25 linii w pakiecie.

SuperVoIP.pl

SuperVoIP.pl to nowoczesna i elastyczna wirtualna centrala telefoniczna stworzona z myślą o potrzebach przedsiębiorstw. Dzięki niej firmy mogą znacząco usprawnić swoją komunikację, obniżyć koszty telefonii i zyskać szereg zaawansowanych funkcji.

Platforma jest elastyczna i skalowalna, co czyni ją idealnym wyborem zarówno dla małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji. Kluczowe funkcje oferowane przez SuperVoip.pl obejmują możliwość posiadania numerów lokalnych oraz międzynarodowych. Nie zabrakło również zaawansowane funkcji zarządzania połączeniami, takich jak automatyczne sekretarki, przekierowania połączeń, kolejki oczekujących i wiele innych. Bez problemów połączymy również SuperVoIP z popularnymi systemami zarządzania relacjami z klientami, co usprawnia procesy biznesowe.

Cenny pakietów Wirtualnej centrali w SuperVoIP zależą od rodzaju umowy (Prepaid czy Postpaid) oraz od ilości kont użytkowników.

• Pakiet 5 – 49 zł netto miesięcznie, 5 stanowisk (kont SIP), numery wewnętrzne, kolejkowanie połączeń.
• Pakiet 10 – 99 zł netto miesięcznie, 10 stanowisk (kont SIP), dodatkowa opcja nagrywania rozmów.
• Pakiet 25 – 199 zł netto miesięcznie, 25 stanowisk (kont SIP), dodatkowa opcja nagrywania i monitoringu rozmów.
• Pakiet 50 399 zł netto miesięcznie, 50 stanowisk (kont SIP), dodatkowa opcja nagrywania i monitoringu rozmów.
• Pakiet 100 599 zł netto miesięcznie, 50 stanowisk (kont SIP), dodatkowa opcja nagrywania i monitoringu rozmów, dostęp do SuperVoIP API.

Ringostat.com

Ringostat.com to chmurowa platforma komunikacyjna, stworzona z myślą o usprawnieniu komunikacji w firmach. Zapewnia ona kompleksowe narzędzia do obsługi połączeń głosowych, zarówno przychodzących, jak i wychodzących, a także umożliwia prowadzenie rozmów wideo i czatu. Nie brakuje również opcji nagrywania rozmów, jak i ich pełnej analityki.

Podobnie jak wcześniej omawiane platformy zapewnia duża elastyczność, dają możliwość łatwego skalowania usługi w zależności od potrzeb firmy. Umożliwia również łatwą integrację z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie (CRM, ERP itp.). Dzięki aplikacji mobilnej dostęp do platformy mamy z dowolnego miejsca na całym świecie.

Ceny pakietów w Ringostat.com są uzależnione od ilości użytkowników oraz dodakotwych funckji. Do naszego wybory mamy:

• Telefonia za 156 zł netto miesięcznie za 3 użytkowników, Wszystkie integracje, Nagrywanie rozmów
• Callback Widżet za 73 zł netto za użytkownika, Tagowanie połączeń, Powiadomienie głosowe kierownika, Ochrona przed spamem
• Analityka za 104 zł netto miesięcznie za użytkownika, Śledzenie formularzy na stronie, Wyspecjalizowany raport dla marketera, Niestandardowe raporty

VoIPStudio.pl

VoIPstudio.pl to platforma telefonii internetowej (VoIP) stworzona z myślą o przedsiębiorstwach różnej wielkości. Oferuje ona kompleksowe rozwiązanie komunikacyjne w przystępnej cenie, pozwalając firmom zastąpić tradycyjne linie telefoniczne nowoczesną i bardziej efektywną technologią.

VoIPstudio.pl oferuje szeroki zakres funkcjonalności. W platformie mamy możliwość prowadzenia konferencji, prowadzenia czatu między współpracownikami, integrację z systemami CRM, nagrywanie rozmów czy automatyczna sekretarka. Intuicyjny interfejs i łatwa konfiguracja pozwala na szybkie wdrożenie systemu bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy.

• Pakiet Podstawowy za 22 zł netto miesięcznie dla 1 użytkownika, w pakiecie zyskujemy 1 wirtualny numer jednak bez darmowych minut.
• Pakiet 2000 za 66 zł netto miesięcznie za użytkownika, w pakiecie zyskujemy 1 wirtualny numer oraz aż 2000 minut na połączenia wychodzące.

foneo.net

Foneo.net to zaawansowana platforma VoIP (Voice over Internet Protocol) dedykowana firmom, która oferuje nowoczesne rozwiązania komunikacyjne, wspierające efektywność i elastyczność działalności biznesowej. Dzięki wykorzystaniu technologii VoIP Foneo.net umożliwia prowadzenie wysokiej jakości rozmów telefonicznych przez Internet, co pozwala na znaczne obniżenie kosztów komunikacji w porównaniu do tradycyjnych linii telefonicznych.

Foneo.net umożliwia prostą integrację z CRM, ERP oraz innymi systemami wspierającymi zarządzanie firmą. Nie zabrakło również takich opcji jak automatyczna sekretarka, przekierowania, poczta głosowa, konferencje telefoniczne, oraz wiele innych.

Platforma oferuje różnorodne taryfy i pakiety, które można dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.

• Biznes 203 – od 10 zł netto miesięcznie, 200 min. na połączenia stacjonarne lub 100 min. GSM.
• Biznes 503 – od 25 zł netto miesięcznie, 500 min. na połączenia stacjonarne lub 250 min. GSM.
• Biznes 4003 – od 200 zł netto miesięcznie, 4000 min. na połączenia stacjonarne lub 2000 min. GSM.
• Biznes 8003 od 400 zł netto miesięcznie, 8000 min. na połączenia stacjonarne lub 4000 min. GSM.
• Biznes 12003 od 600 zł netto miesięcznie, 12000 min. na połączenia stacjonarne lub 6000 min. GSM.

Mam świadomość, że prezentowana lista zawiera tylko kilka dostawców usług, z całych setek dostępnych na rynku globalnym. Omówiliśmy na wstępie czym kierować się przy wyborze platformy VoIP dla biznesu, jednak zastanówmy się przez chwilę, jaki korzyści przyniesie dla twojej firmy zmiana telekomunikacji. Zacznijmy jednak od postaw.

Jak działa telefonia IP i czym różni się od tradycyjnych telefonów?

VoIP (Voice Over Internet Protocol) lub IP to alternatywny system wykonywania połączeń. Firmy coraz częściej korzystają z tego rozwiązania, zamiast korzystać z tradycyjnych linii stacjonarnych. I nie ma co się dziwić. Niezawodność ma kluczowe znaczenie w biznesie i możliwość nawiązywania wysokiej jakości połączeń czy to pracownikami, czy naszymi partnerami ma kluczowe znacznie w rozwoju firmy. Przed przejściem na technologię VoIP firmy muszą w pełni zrozumieć, czym ona jest i jakie korzyści może przynieść ich biznesowi.

VoIP to zasadniczo systemy telefonii internetowej. Zapewnia użytkownikom możliwość wykonywania i odbierania połączeń przez Internet, bez konieczności angażowania standardowych firm telekomunikacyjnych. Gdy wykonujemy połączenie  za pomocą tego systemu, nasz głos czy nawet obraz przekształcany jest na dane cyfrowe. Te są dzielone na małe pakiety, które są wysyłane do odbiorcy za pośrednictwem specjalnej sieci komputerowej, a następnie przekształcane, aby telefon mógł je przetworzyć.

Nie ma się zatem co dziwić, że telefonia IP jest również wdrażana przez wielu dostawców VoIP nie tylko w firmach, ale również dla użytkowników domowych. Duże konglomeraty telekomunikacyjne zastępują starzejącą się infrastrukturę publicznych sieci telefonicznych rozwiązaniami ukierunkowanymi na wykorzystywanie szybkich połączeń internetowych.

Korzyści z przejścia na VoIP dla małych i średnich firm

Niższe koszty. Jednym z najbardziej przekonujących powodów, dla których firmy korzystają z VoIP, jest potencjał znacznych oszczędności. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów telefonii stacjonarnej, które pobierają opłatę za minutę połączenia, VoIP działa przez Internet, eliminując potrzebę posiadania drogich linii telefonicznych i opłat za połączenia międzymiastowe czy międzynarodowe. Dzięki VoIP firmy mogą korzystać z planów ryczałtowych, często za ułamek kosztów tradycyjnych usług telefonicznych.

Działaj jak chcesz!

Co więcej, VoIP daje pełną swobodę. Firmy często doświadczają wahań w zakresie swoich potrzeb komunikacyjnych, szczególnie w okresie wzrostu lub szczytów sezonowych. Systemy VoIP oferują niespotykaną dotąd skalowalność, umożliwiając firmom łatwe dodawanie lub usuwanie dodatkowych linii i rozszerzeń w razie potrzeby, bez konieczności instalowania nowego sprzętu czy ciągnięcia przewodów. Ta elastyczność pozwala przedsiębiorstwom dostosowywać swoją infrastrukturę komunikacyjną do rosnących potrzeb bez ponoszenia znacznych kosztów.

Rozszerzone możliwości

Systemy VoIP są wyposażone w szeroką gamę zaawansowanych funkcji, które mogą poprawić produktywność i współpracę w każdej firmie. Funkcje takie jak transkrypcja poczty głosowej na wiadomości e-mail, przekazywanie połączeń, połączenia prywatne, automatyczna sekretarka i konferencje umożliwiają pracownikom wydajniejszą i skuteczniejszą komunikację. Dodatkowo wielu dostawców VoIP oferuje aplikacje mobilne, które umożliwiają bezproblemową komunikację z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu, co dodatkowo zwiększa elastyczność i dostępność nas, jak i naszych pracowników.

Komunikacja jest najważniejsza

Skuteczna komunikacja jest kluczem do sukcesu każdej małej firmy. Technologia VoIP zapewnia wyraźniejszą i niezawodną komunikację głosową niż tradycyjne analogowe linie telefoniczne. Dzięki technologii VoIP firmy mogą cieszyć się jakością dźwięku w wysokiej rozdzielczości i niskimi opóźnieniami, dzięki czemu ważne połączenia będą krystalicznie czyste i wolne od zakłóceń. Poprawa jakości komunikacji może poprawić interakcje z klientami, czy wzmocnić nasze relacje, co tylko wpłynie pozytywnie na naszą ogólną satysfakcję.

Idealne rozwiązanie dla pracy zdalnej

Rozwój pracy zdalnej stał się dominującym trendem we współczesnym biznesie. Systemy VoIP doskonale sprawdzają się w pracy zdalnej, umożliwiając pracownikom dzwonienie na telefon z komputera, laptopa czy urządzenia mobilnego z dowolnego miejsca, w którym jest łącze internetowe. Ta elastyczność pozwala firmom wspierać zdalne zespoły, zmniejszać koszty ogólne związane z powierzchnią biurową i przyciągać najlepsze talenty niezależnie od lokalizacji geograficznej.

Zintegrowana komunikacja

Technologia VoIP łatwo integruje się z innymi narzędziami komunikacji biznesowej i aplikacjami, zapewniając pojedynczą platformę dla wszystkich potrzeb komunikacyjnych. Niezależnie od tego, czy jest to integracja z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM), klientami poczty e-mail czy narzędziami do współpracy. VoIP zapewnia pracownikom dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i komunikacji w jednym, scentralizowanym miejscu. Integracja ta eliminuje konieczność przełączania się pomiędzy wieloma platformami, oszczędzając czas i zwiększając wydajność.

Niezawodność i redundancja

W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów telefonicznych, które są podatne na zakłócenia i awarie, VoIP oferuje większą niezawodność i redundancję. Dzięki technologii VoIP połączenia są kierowane przez Internet, zapewniając wbudowaną redundancję i funkcje przełączania awaryjnego. W przypadku awarii Internetu lub sprzętu połączenia mogą być automatycznie przekierowywane na linie zapasowe, lub urządzenia mobilne, zapewniając nieprzerwaną komunikację i minimalizując przestoje w małych firmach.

Pozytywny wpływ na środowisko

Przejście na VoIP może również wesprzeć wysiłki na rzecz zrównoważonego rozwoju środowiska. Eliminując potrzebę posiadania fizycznych linii telefonicznych i ograniczając komunikację papierową dzięki funkcjom takim jak transkrypcja poczty głosowej na e-mail, VoIP pomaga małym firmom minimalizować swój ślad węglowy i zmniejszać ilość odpadów. Ponadto efektywność energetyczna systemów VoIP w porównaniu z tradycyjnymi systemami telefonicznymi może skutkować niższym całkowitym zużyciem energii i oszczędnościami kosztów.

Jak VoIP pomaga prowadzić biznes globalny

Przejście na VoIP otwiera świat dodatkowych funkcji, które mogą postawić każdą firmę na równi z największymi gigantami na rynku. Do popularnych opcji dostępnych w systemach VoIP zaliczamy kolejkowanie czy priorytetowanie połączeń. To umożliwia przekierowanie klientów do właściwej osoby bez konieczności rozmowy z operatorem. Może to nadać małej firmie wygląd większego przedsiębiorstwa, wzbudzając większe zaufanie klientów.

Ważna jest także możliwość przenoszenia numeru w przypadku zmiany operatora. Przechodząc do dostawcy VoIP, oczywiście będziesz chciał zachować swój dotychczasowy numer. Możesz także skorzystać z okazji i dodać dodatkowe numery. Istotną korzyścią jest to, że można oddzielić numery kierunkowe od lokalizacji fizycznej, dzięki czemu można udostępnić klientom w jednym obszarze numer lokalny, pod który mogą dzwonić, nawet jeśli połączenie zostanie odebrane w innym obszarze.

Biorąc pod uwagę wszystkie te korzyści, nie jest zaskoczeniem, że coraz więcej małych czy średnich firm decyduje się na korzystanie z rozwiązań telekomunikacyjnych w przypadku zaufanych dostawców VoIP, takich jak zadarma. Coraz częściej idą także w stronę strategii ujednoliconej komunikacji, które integrują cały ruch głosowy, e-mailowy i mobilny. Dzięki VoIP staje się to łatwiejsze.

Oczywiście zmiana poprawia niezawodność połączenia internetowego. VoIP wymaga dobrej przepustowości, aby działać skutecznie. Musisz sprawdzić, jak ustalasz priorytety ruchu w swoim połączeniu internetowym. Jeśli nadal korzystasz z łącza szerokopasmowego, możesz także rozważyć przejście na łącze dzierżawione, aby skorzystać z synchronicznej przepustowości i wyeliminować konkurencję ze strony innych użytkowników w godzinach szczytu.