Obecnie w biznesie panuje duża konkurencja. Dzięki szerokiemu dostępowi do Internetu nie jesteśmy już ograniczeni do lokalnego rynku, a swoje towary i usługi możemy oferować na całym świecie. Jednak w dobie tak dużej konkurencji jeszcze ważniejszy jest czas naszej reakcji na kontakt z klientem. Spóźniony, może spowodować, że twój kontrahent szybko znajdzie zastępstwo dla twojej firmy. Nie ma się zatem co dziwić, że obecnie dobry biznes dalej opiera się na zasadzie “klient jest najważniejszy” oraz stale podnosi jakość i szybkość świadczenia usług. Tylko jak tego dokonać? W tym artykule skupimy się na omówieniu najlepszych praktyk oraz narzędzi, które pomogą Ci osiągnąć sukces.
Jak skutecznie zarządzać zadaniami firmy? Najlepsze praktyki
Zdefiniuj jasne cele
Choć brzmi to sztampowo, to stworzenie solidnego planu, który dokładnie określi, co chcesz osiągnąć, pozytywnie wpłynie na twój biznes. Niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę relacji z klientami, usprawnienie procesów sprzedaży, lepsze zarządzanie danymi, czy poprawę samych wyników finansowych. Jasno postawione cele zapewnią wszystkim lepszy kontakt i wydajniejszą współpracę.
Unikaj ogólnikowych haseł jak „poprawa satysfakcji”, a zamiast tego bazuj na danych. Znając aktualny wynik badań NPS, które przewiduje prawdopodobieństwo powrotu lub dalszego polecenia produktu bądź usług twojej firmy, postaw sobie za cel poprawę jego wyniku o 10 czy 15%. Na pewno będziesz w stanie wskazać bardziej konkretne parametry, które pomogą Ci również osiągnąć cele biznesowe, jak np. zwiększenie sprzedaży.
Ważne jest, by w cały proces zaangażować wszystkie działy, by te ze sobą dobrze współpracowały i wspierały się w osiągnięciu celu. Każdy lubi przecież pracować, gdy ma z góry jasno określony plan i wie, do czego dąży.
Monitoruj kluczowe wskaźniki
Skoro już określiłeś jasny plan działania Twojej firmy, musisz monitorować jej działanie jak najdokładniej. Dlatego ważne jest, byś był w stanie przeanalizować wszystkie dane, by poznać kluczowe wskaźniki efektywności, czyli tak zwane KPI (z ang. Key Performance Indicators). Pozwolą Ci one określić skuteczność poszczególnych działań, które podejmujesz oraz ich trafność. Niezależnie od tego, czy chodzi o satysfakcję klienta, jego utrzymanie czy wyniki sprzedaży, wskaźniki te zapewniają wgląd w skuteczność działania twojej firmy i obranej strategii rozwoju. Skorzystaj z tych spostrzeżeń, aby podejmować świadome decyzje i kierować swój biznes we właściwym kierunku.
Monitorowanie danych nie musi się ograniczać tylko do wyników biznesowych dotyczących sprzedaży. Dodatkowe narzędzia analityczne pozwolą Ci również lepiej kontrolować rozłożenie pracy twoich pracowników. Sprawdzenie ich wydajności czy nawet wskazanie słabych stron, które warto wyeliminować.
Informacje są najważniejsze
Jak wspomniałem na początku, “klient jest najważniejszy”. Jednak z perspektywy biznesu moglibyśmy zmienić tę tezę na “informacje o kliencie są najważniejsze”. Z tego powodu krytyczne jest byśmy przede wszystkim dbali o przejrzystość i aktualność danych naszych kontrahentów.
Mam proste, ale silne przekonanie. Najbardziej znaczącym sposobem odróżnienia twojej firmy od konkurencji, najlepszą metodą na pozostawienie tłumu w tyle jest odpowiednie korzystanie z informacji. – B. Gates
Regularnie sprawdzaj i usuwaj wszelkie duplikaty wpisów. Warto wdrażać ustandaryzowane protokoły wprowadzania danych w celu wyeliminowania błędów. Należałoby też przygotować odpowiednie instrukcje, zawierające przykłady i najlepsze praktyki, które pomogą zrealizować założenia przez naszych współpracowników.
Dzięki dokładnym danym będziesz mógł też w lepszy sposób segmentować klientów. Dzięki temu lepiej dobierzesz lejek sprzedażowy, polecisz dodatkowe usługi oraz produkty czy trafisz z kampanią marketingową. Możesz na przykład wysyłać klientom spersonalizowane rekomendacje artykułów na podstawie ich wcześniejszych zakupów. Wykazanie zainteresowania naszym klientem pozytywnie wpływa na budowanie relacji i jego przywiązanie do naszej firmy.
„Najbardziej niezadowoleni klienci to źródło największej wiedzy dla każdego przedsiębiorcy”. – B. Gates
Także śledzenie nieudanych dealów, pomoże nam wskazać nasze najsłabsze strony. Dzięki dokładnej analizie dowiesz się, co było przyczyną nieudanej transakcji i na którym etapie cały proces został zakończony. Zawinił spóźniony kontakt, nietrafiona oferta, a może cena? Poznanie odpowiedzi na to pytanie pozwoli Ci wyeliminować ewentualne problemy, by uniknąć ich w przyszłości.
Pamiętaj też, że nie każdy potrzebuje dostępu do wszystkich informacji. Zwróć uwagę na to, czy pracownicy mają odpowiedni dostęp potrzebny do wykonywania swojej pracy i nic więcej. Takie podejście pomaga chronić dane. Co więcej, w ten sposób te pozostaną dokładne. Wdrożenie ścisłej kontroli dostępu użytkowników to kluczowy krok w utrzymaniu ich integralności.
Bądź na bieżąco
Nie pozwól by oprogramowanie, którego używasz, było nieaktualne. Wdrażaj je w całym zespole tak szybko, jak to możliwe. Dzięki temu często zyskasz dostęp do nowych funkcji, które mogą znacząco usprawnić działanie Twojej firmy. Zwłaszcza w obecnych czasach, gdy co chwilę do każdego programu dodawane jest wsparcie sztucznej Inteligencji. Ta odpowiada przecież już nie tylko za automatyzację żmudnych procesów, ale jest już w stanie wesprzeć nas kreatywnie, np. tworząc indywidualne oferty dla naszych klientów.
Aktualizacje nie polegają jednak tylko na uzyskiwaniu najnowszych funkcji. Mają także kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa danych klientów. Przecież nie chcesz się narazić na wielomilionowe kary finansowe, za niedopełnienie obowiązków RODO.
Warto pamiętać by system był tak skonfigurowany, by dział IT od razu dostawał informacje o nowych wersjach programów czy łatek bezpieczeństwa. Jednak przed ich pełnym wdrożeniem warto sprawdzić działanie nowej wersji w kontrolowanych warunkach. Tak zwane środowisko testowe pozwoli Ci zachować kompatybilność oraz zidentyfikować potencjalne problemy. Dzięki temu unikniesz przestojów pracy poszczególnych działów.
Integracja z innymi systemami
Pamiętaj, że systemy informatyczne Twojej firmy powinny dobrze ze sobą współpracować. Na nic Ci się zda najbardziej rozbudowana baza danych twoich kontrahentów, jeżeli jej wykorzystanie będzie utrudnione. Jeżeli pracownicy za każdym razem będą musieli ręcznie wpisywać dane o zamówieniach z maila, czy z rozmów telefonicznych stracą dużo czasu, który mogliby przeznaczyć na zamykanie kolejnych deali.
To samo dotyczy się przecież danych, które wykorzystuje twój dział księgowy do wystawienia faktur. Dlaczego każdorazowo mają oczekiwać na maila od sprzedawcy z potrzebnymi informacjami, skoro dzięki integracji i automatyzacji te od razu mogą trafić do programu.
Regularne szkolenia i audyty
Często z punktu widzenia menadżera czy właściciela firmy trudno określić, gdzie leży problem. Może nam się wydawać, że skoro nasz biznes przynosi zysk, wszystko działa prawidłowo. Jednak tak nie musi być. W celu uniknięcia katastrofy w przyszłości warto raz na jakiś czas skorzystać z audytu firmy zewnętrznej. Ta jasno wskaże Ci obszary, które możesz poprawić, by jeszcze bardziej zwiększyć zysk, czy poprawić komfort pracy swoich współpracowników.
Warto też samemu przygotować wewnętrzną ankietę, aby zebrać opinie na temat użyteczności systemu, jakości danych i wyzwań stojących przed nimi do zrealizowania celu. Dzięki temu poznasz obszary, które może warto rozwinąć, przez np. dedykowane szkolenia czy kursy. Te mogą nie tylko rozwijać indywidualne umiejętności, ale też wzmacniać poziom współpracy w twojej firmie.
Wdróż najlepsze praktyki za pomocą Bitrix24
Jeśli twoim celem jest osiągnięcie sukcesu w biznesie, potrzebujesz do tego odpowiedniego rozwiązania. Przeglądając wymienione rady, odpowiedź nasuwa się sama. Postaw na odpowiedni system, który pozwoli Ci w łatwy sposób sterować i zautomatyzować niemal wszystkie aspekty działania twojej firmy. Dobrym przykładem jest darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami oferowane przez Bitrix24, serwis dostarczany przez Bitrix24 Ltd z siedzibą na Cyprze, który jest jednym z liderów na rynku.
„Zadania i Projekty” zostały tak opracowane, aby pomóc firmom takim jak twoja lepiej zarządzać celami, dzięki temu uda Ci się zwiększyć wydajność i oszczędzać czas.. Program charakteryzuje się prostym i przejrzystym interfejsem. Co więcej, całością możesz sterować z poziomu swojego smartfonu. System upraszcza procesy wprowadzania danych czy tworzenia nowych zadań, ustalania ich priorytetów, czy przypisywania odpowiedzialnych za ich realizację członków zespołu. Dzięki temu możesz w łatwy sposób śledzić postępy projektów i monitorować terminy ich realizacji.
Dodatkowo system umożliwia łatwą komunikację oraz posiada zintegrowany system powiadomień byśmy zawsze byli na bieżąco. Twoi pracownicy, bezpośrednio w przypisanym zadaniu, mogą również wymieniać potrzebne pliki, dzielić się informacjami czy dopisywać komentarze. Jakby tego było mało, program umożliwia prowadzenie dyskusji, tak zwanych chatów, czy nawet wideokonferencji bezpośrednio z poziomu aplikacji. Wszystko by usprawnić komunikację i przyspieszyć realizację projektów.
Do dyspozycji dodano również wiele metodologii zarządzania projektami. Te nie tylko pomogą twojemu zespołowi lepiej zarządzać przepływem pracy, ale także posłużą za wizualizację wszystkich procesów biznesowych. W programie znajdziesz takie metodologie jak: tablica Kanban, Scrum, wykresy Gantta i wiele innych. Wszystko byś lepiej mógł dopasować sposób zarządzania projektami do potrzeb Twojego zespołu.
Dzięki wbudowanym opcjom analitycznym nie tylko sprawdzisz kluczowe wskaźniki efektywności. System pozwoli Ci lepiej poznać wydajność twoich pracowników oraz ich obciążenie spowodowane ilością przypisanych zadań. Dzięki temu masz lepszą kontrolę nad tym, kto i za co odpowiada, a także, czy przypadkiem nie potrzebuje dodatkowej pomocy.
W nowoczesnym systemie nie mogło zabraknąć funkcji automatyzacji. Te pozwalają oszczędzać czas, dzięki pomocy w realizacji powtarzających się zadań czy czynności. Dodatkowo dzięki obecności CoPilota, sztucznej Inteligencji opracowanej przez Bitrix24, możemy łatwo i szybko uzyskać podsumowanie wszystkich informacji od współpracowników, wygenerować maile z ofertą dla klientów czy stworzyć transkrypcję rozmowy telefonicznej z klientem.
Moduł „Zadania i Projekty” jest dostępny w różnych planach oferowanych przez Bitrix24, również w tym bezpłatnym. Co prawda płatne pakiety oferują dodatkowe funkcje, takie jak powiększenie przestrzeni dyskowej czy integracje z innymi narzędziami. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byście za darmo spróbowali omawianego programu, który może odmienić sposób działania waszej firmy i przyczynić się do wzrostów wskaźników biznesowych.
