Efektywna praca zespołowa to efekt nie tylko talentu poszczególnych specjalistów, ale także odpowiedniej organizacji i współpracy. Tak naprawdę ludzie nie działają w próżni. Duża część pracy jednej osoby wymaga koordynacji z jednym lub większą liczbą współpracowników. Skuteczna komunikacja oraz dobra organizacja w zespole sprawia, że jednostki i zespoły są znacznie bardziej produktywne. Dzisiaj przyjrzymy się najważniejszym zasadom, które pomogą Ci zorganizować pracę w twoim biznesie tak, aby osiągnąć maksymalną wydajność.
Czym jest praca zespołowa i kiedy daje najlepsze rezultaty
Praca zespołowa odnosi się do zdolności pracownika do wykonywania swoich zadań w ramach wspólnej sprawy ze współpracownikami. Najlepszym przykładem podobnego działania są sporty drużynowe. Tam przecież każdy zawodnik ma swoje własne zadania i obszary odpowiedzialności. Co prawda nadal znajdziemy tu wyróżniających się liderów, jednak sukces jest możliwy tylko wspólnym wysiłkiem.
Powodzenie w pracy zespołowej osiągane jest dzięki efektowi synergii, gdy ogólny rezultat przekracza sumę wkładów każdego uczestnika. Już w 2016 roku Google podzieliło się wynikami własnych badań. Bazując na obserwacji swoich pracowników, ten gigant branży IT był w stanie sformułować zasady, które przyczyniły się do osiągnięcia najwyższej efektywności pracy zespołowej, oto one:
Bezpieczeństwo psychiczne. Aby być produktywnym, większość z nas potrzebuje komfortowego środowiska, a także możliwości zabrania głosu i bycia wysłuchanym, niezależnie od poziomu hierarchii. Oznacza to, że pracownik może podzielić się swoimi przemyśleniami na temat procesu pracy bez obawy, że otrzyma w odpowiedzi protekcjonalne komentarze. O dobrym samopoczuciu psychicznym w miejscu pracy świadczy także umiejętność uznania przez menadżera, że stojące przed zespołem zadanie jest niejasne lub jego złożoność została niedoceniona. Przyznanie się do błędów jest często trudne, ale jeśli tego nie zrobisz, wynik będzie katastrofalny. Kiedy współpracownicy mają do siebie zaufanie i wiedzą, że znajdą wsparcie, problemy można rozwiązać dużo prościej i szybciej.
Wzajemna niezawodność. Zespół jest przekonany, że każdy da z siebie wszystko. Nie ma nic bardziej moralnie zepsutego niż leniwy i nieodpowiedzialny kolega, na którym nie można polegać i którego „dzieło” muszą dokończyć inni.
Jasno określ terminy i cele. Im jaśniej wszyscy wiedzą, jakie zadania należy wykonać i kiedy, tym bardziej produktywna jest praca. Szkoda, gdy z powodu nieprawidłowych specyfikacji czy niepełnej dokumentacji część pracy jest wykonywana na próżno. Jasny obraz zadań poprawia efektywność pracy.
Znaczenie pojedynczego pracownika w całości. Ważne jest, aby każdy członek zespołu rozumiał, że jego wkład jest ważny i przybliża wszystkich do celu.
Popracuj nad komunikacją w zespole
Jak możecie zauważyć, sporo aspektów, o których wspomniało Google w swojej pracy, dotyczy interakcji międzyludzkich, a dokładniej porozumiewania się. Jednak musimy pamiętać, że każdy ma inny preferowany styl komunikacji. Niektórzy są bardziej bezpośredni i od razu przechodzą do sedna, inni prowadzą rozmowy, wplatając w nie osobiste anegdoty. W zespole mogą się znaleźć osoby, które jeśli to możliwe, będą unikać niemalże całkowicie bezpośredniej dyskusji. W życiu osobistym otaczamy się ludźmi, którzy akceptują sposób, w jaki się komunikujemy. Jednak w miejscu pracy nie zawsze mamy możliwość wyboru osób, z którymi współdziałamy. Nawet jeśli masz niewielki zespół ludzi, z którymi współpracujesz na co dzień, nie oznacza to, że skuteczna komunikacja jest mniej ważna. Strategie komunikacji zespołowej są niezbędne, aby skutecznie osiągać wspólne cele, utrzymywać wysokie morale i zapewniać rozwój osobisty wszystkim zaangażowanym.
Mając to na uwadze, opracowanie skutecznych strategii komunikacji w zespole wydaje się zadaniem niemal niemożliwym. Zarządzanie niezliczonymi oczekiwaniami zróżnicowanej grupy ludzi jest często żonglerką, która dla wielu menadżerów będzie trudna. Jednak znaczenie współpracy sprawia, że jest to zadanie warte podjęcia.
Przede wszystkim nic na siłę. Zbiorowe ćwiczenia czy nudne szkolenia raczej zniechęcą twoich współpracowników. Tak samo mogą być odebrane nietypowe warsztaty, które często będzie Ci podpowiadać wyszukiwarka w Internecie. Zamiast osiągnąć cel, tym bardziej zrazisz do siebie ludzi, a Ci się w sobie zamkną. Lepszym pomysłem są niezobowiązujące i nieformalne spotkania w czasie godzin pracy czy po niej. Wspólny wypad na lunch, czy do pubu nie tylko pozwoli zbudować szersze relacje międzyludzkie, ale także rozładować stres. Co jeszcze możesz zrobić, by poprawić efektywność pracy zespołowej?
Jak efektywnie organizować pracę zespołową
Dla menadżerów posiadanie silnego zespołu jest niezbędne do prowadzenia udanego biznesu. Wyzwań jednak w obecnych czasach jest znacznie więcej, zwłaszcza kiedy coraz chętniej pracujemy zdalnie, a nie z biura. Rozproszenie pracowników na pewno nie ułatwia współpracy między członkami zespołu. Jak zatem zapewnić, żeby współpracownicy funkcjonowali najlepiej, gdziekolwiek są? Jak naprawdę usprawnić pracę zespołową we współczesnym miejscu pracy?
Pierwsze kroki, które jako menadżer możesz podjąć, na pewno będą łatwe do określenia. Po części wynikają z przedstawionych już wcześniej wniosków z badań opublikowanych przez Google. Kluczem do sukcesu przede wszystkim jest zrozumienie, że zespół musi być po tej samej stronie. Oznacza to jasną komunikację i pojęcie wspólnych celów. Określ główne narzędzie komunikacji i ustal jasne cele. Możesz skorzystać z jednej z cyfrowych platform, na której wszyscy członkowie zespołu będą mogli wyrazić swoje przemyślenia, pytania i sugestie. Nowoczesne technologie dostarczają wielu narzędzi ułatwiających pracę zespołu. Korzystaj z dedykowanych platform współpracy projektowej (takich jak m.in. Bitrix24), które pozwalają śledzić zadania, dodawać komentarze i zapewniają przejrzystość interakcji.
Sukces twojej firmy to nie tylko indywidualne talenty, ale przede wszystkim wzajemna pomoc i wsparcie wszystkich członków zespołu. Dlatego warto zachęcać ich do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem. Stwórz atmosferę wzajemnego zrozumienia, w której każdy czuje się wspierany przez współpracowników, jak i Ciebie.
Delegowanie zadań jest kluczem do efektywnej pracy zespołowej. Rozdzielaj je zgodnie z umiejętnościami i wiedzą każdego członka twojej firmy. Zapewnij jasność i zrozumienie obowiązków każdego z nich. Dodaj pracownikom elementy umożliwiające samorealizację, dając możliwość działania nad zadaniami zgodnymi z ich zainteresowaniami. Utrzymuj wspólną orientację na cel, dając grupie poczucie jego wspólnego realizowania. Ten może być duży dla całego zespołu, jednak dobrze jest go również podzielić na bardziej konkretne zadania dla każdego członka. Wzmocni to współpracę i pomoże osiągnąć lepsze rezultaty.
Otoczenie biznesowe stale się zmienia, dlatego zespół musi być gotowy na adaptację do nowych warunków. Warto zatem uznać elastyczność za jedną z kluczowych zasad działania. Regularnie weryfikuj procesy i metody, dostosowuj je do nowych warunków i wymagań rynkowych. Pamiętaj, że adaptacja ma dotyczyć nie tylko ludzi, ale także narzędzi, z których mają korzystać.
Postaw na odpowiednie narzędzia
W dzisiejszych czasach szybkiego przepływu informacji, dużą rolę w sukcesie firmy odgrywają odpowiednie narzędzia. Te nie tylko muszą działać stabilnie, ale również być jak najbardziej uniwersalne i kumulować wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu. Przecież nikt nie lubi przekopywać się przez setki maili czy smsów w poszukiwaniu tej jednej kluczowej informacji, czy żeby dowiedzieć się, że ktoś inny pracował nad rozwiązaniem danego problemu w tym samym czasie. Nie ma się zatem co dziwić, że to właśnie usługi SaaS są dziś bardzo popularne wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Należy do nich wspomniany już wcześniej Bitrix24, serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd z siedzibą na Cyprze.
Choć zapewne Bitrix24 najczęściej kojarzy się z rozbudowanym systemem CRM, to pamiętajcie, że firma oferuje również dostęp do pojedynczych modułów, które łatwo możecie wdrożyć w swojej działalności gospodarczej . Jednym z nich jest “Zadania i Projekty”, który pozwala lepiej zarządzać celami twojego biznesu. Do dyspozycji masz nie tylko przejrzysty interfejs, ale także możliwość sterowania przydzielonymi zadaniami z poziomu swojego smartfonu. System upraszcza procesy wprowadzania danych, tworzenia nowych zadań, ustalania ich priorytetów, czy przypisywania odpowiedzialnych za ich realizację członków zespołu. Dzięki temu możesz w łatwy sposób śledzić postępy projektów i monitorować terminy ich realizacji.
Drugim przydatnym modułem jest ten kryjący się pod nazwą “Współpraca”. O ważnej roli, jaką pełni komunikacja wspomnieliśmy już wcześniej. Rozbudowana platforma oferowana przez Bitrix24 zawiera wszystkie narzędzia do spotkań online w jednym miejscu. Twoi współpracownicy będą mogli wymieniać aktualności dotyczące projektu, komunikować się za pomocą wygodnych czatów, wykonywać połączenia telefoniczne, wideo rozmowy czy nawet wysyłać SMS-y. Dla Ciebie, jako menadżera, Bitrix24 również przygotował przydatne funkcje. W łatwy sposób przygotujesz ankiety, np. dotyczące wypadu firmowego, czy realizacji następnego projektu. Moduł “Współpraca” umożliwia również współedycję dokumentów przez wszystkich członków zespołu, dzięki udostępnionej przestrzeni na dysku sieciowym.
Dzięki obecności CoPilota, sztucznej inteligencji opracowanej przez Bitrix24, otrzymasz podsumowanie zebranych informacji, nawet z bardzo długich rozmów telefonicznych, a to dzięki funkcji ich nagrywania. Co więcej, SI pomoże Ci przygotować nowe pomysły do realizacji następnych zadań, czy wesprze w ocenie przyszłych kroków. Na koniec CoPilot wyśle informacje do Twoich pracowników, czy stworzy automatycznie zadanie z pełną listą kontrolną, które należy wykonać, by osiągnąć sukces.
Moduły “Zadania i Projekty” oraz “Współpraca” są dostępne w różnych planach oferowanych przez Bitrix24, również w tym bezpłatnym. Płatne pakiety oferują dodatkowe funkcje, takie jak powiększenie przestrzeni dyskowej czy integrację z innymi narzędziami. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byście za darmo spróbowali omawianego programu, który może odmienić sposób działania waszej firmy oraz pozytywnie wpłynie na procesy komunikacji w niej. Tylko dzięki temu osiągniecie znaczące wzrosty wskaźników biznesowych.
