Niezależnie od tego, czy dopiero otworzyłeś własny biznes i masz trudności z wystawieniem faktury dla swojego pierwszego klienta, czy też jesteś doświadczonym właścicielem firmy szukającym bardziej profesjonalnego oprogramowania. Fakturowanie jest jedną z najmniej ekscytujących, ale nieuniknionych części prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak w każdym przypadku należy to robić, nie tylko dlatego, że taki jest obowiązek prawny. Szybki obieg dokumentów finansowych pozwoli utrzymać płynny przepływ środków pieniężnych i otrzymać płatności bez żadnych zmartwień.
Dobre oprogramowanie umożliwia nie tylko tworzenie faktur, czy ich wysyłanie we właściwym czasie do odpowiednich osób. Pozwoli również na monitorowanie i sprawdzanie naszych finansów. Co więcej, z poziomu interfejsu będziesz mógł również zarządzać klientami i w wygodny sposób śledzić cały system rozliczeniowy. Tylko gdzie taki system znaleźć?
Dziś przyjrzymy się rozwiązaniu oferowanemu przez program Faktura XL. Ta oparta na chmurze platforma oprogramowania do fakturowania i rozliczeń ma charakteryzować się przejrzystym i logicznie zaprojektowanym interfejsem ze zbiorem świetnych i bardzo praktycznych funkcji. Ma to czynić Fakturę XL bardzo dobrze przemyślanym pakietem zarówno dla właścicieli dużych firm, jak i osób prowadzących działalność na własny rachunek. Przekonajmy się, czy tak jest rzeczywiście?
Faktura XL – cennik
Korzystanie z usługi w podstawowym wariancie jest całkowicie darmowe. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do fakturowania, i podstawowej księgowości, nie wydając ani grosza. Co prawda darmowa wersja ma pewne ograniczenia, jednak świetnie sprawdzi się dla właścicieli małych firm czy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, operujących na niewielkiej ilości dokumentów miesięcznie.
Za 9,99 zł netto miesięcznie (przy subskrypcji rocznej) możesz przejść na pakiet Pełny, obejmujący nielimitowaną ilość wystawionych dokumentów, dostęp dla 3 użytkowników, rozbudowane wsparcie techniczne oraz rozszerzone raportowanie. Faktura XL wymienia swój pakiet biznesowy jako najpopularniejszą oferowaną opcję, która sprosta standardowym potrzebom biznesowym nawet dużych firm. Pakiet pełny umożliwia generowanie jednolitych plików kontrolnych (JPK), oraz wystawienie faktur cyklicznych czy integracje z kasami fiskalnymi. W tej cenie jest to nie tylko jeden z tańszych programów do fakturowania na rynku, ale tak naprawdę pełnych pakietów pozwalających prowadzić księgowość.
Na stronie Faktura XL znajdziemy pakiet zbiorczy zapewniający dodatkowo możliwość prowadzenia magazynu towarów. Ten będzie nas kosztować 19,99 zł netto miesięcznie. Jak łatwo się można domyślić, pakiet został poszerzony o możliwość wystawiania wszelkich dokumentów związanych z zarządzaniem stanem towarowym. Nawiasem mówiąc, jeśli decydujesz się na subskrypcję roczną, oszczędzasz nawet 20%. Co więcej, przez pierwsze 90 dni od rejestracji, wasze konto darmowe będzie posiadało odblokowane wszystkie funkcje pakietu pełnego.
Funkcje programu Faktura XL
Sercem platformy Faktura XL jest zestaw wyjątkowych funkcji rozliczeniowych. Wbudowane oprogramowanie do fakturowania umożliwia tworzenie profesjonalnie wyglądających dokumentów z własnym logiem, pieczątką, polami formularzy i innymi dodatkami. Do naszej dyspozycji zostały dodane trzy szablony faktur, a nawet w darmowej wersji programu możemy je dowolnie dopasować według własnego uznania.
Faktura XL umożliwia wystawienie ponad 30 rodzajów dokumentów fiskalnych. Nie tylko wystawisz fakturę VAT, ale także proforma, korygującą, paragon i wiele innych. W płatnych pakietach możesz skonfigurować rozliczenia cykliczne dla stałych klientów, dzięki czemu będziesz mógł prowadzić część swojej działalności automatycznie. Dodatkowo rozwiązanie to będzie wysyłać w Twoim imieniu przypomnienia o zaległych płatnościach przez SMS czy drogą mailową. Wszystkie informacje dotyczące płatności i faktury są automatycznie synchronizowane, a ty w każdym momencie możesz wygenerować odpowiednie raporty.
Warto też wspomnieć o integracji z popularnymi sklepami internetowymi czy płatnościami online. Deweloperzy przygotowali gotowe narzędzie, jak i samo API, które umożliwi ci podłączenie programu Faktura XL do istniejących już rozwiązań w twojej firmie. Dzięki integracji z bramkami płatności PayU i Przelewy24, twoi kontrahenci mogą dokonać płatności za fakturę, klikając bezpośrednio w link udostępniony na niej.
Oczywiście nie zapomniano o klientach prowadzących działalność międzynarodową. Interfejs programu Faktura XL jest dostępny nie tylko w języku polskim, ale także angielskim oraz ukraińskim. Dokumenty natomiast możemy wystawiać w 9 językach: angielskim, czeskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim, ukraińskim i włoskim. Oczywiście nie zabrakło również możliwości wystawiania faktur w walutach obcych. Te mogą mieć automatycznie przeliczone stawki VAT po kursie NBP, nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy jednak sami zdefiniowali kurs.
Oczywiście w 2024 roku w programie do fakturowania, nie mogło zabraknąć integracji z KSeF. Przecież pierwotnie już od 1 lipca 2024 Krajowy System e-Faktur miał stać się obowiązkowym systemem służącym do wystawiania rachunków dla dużych przedsiębiorstw. Ten sam obowiązek będzie również dotyczył małych i średnich firm. I choć obecnie Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że KSeF zostanie wdrożony w późniejszym terminie, nie oznacza to, że aspekt ten możemy ignorować. Lepiej już dziś inwestować w oprogramowanie gotowe na przyszłe zmiany, które przecież ułatwiają prowadzenie naszej działalności.
Łatwiej się nie dało, automatyzacja na każdym kroku
Wydawać by się mogło, że programy do wystawiania faktur, czy umożliwiające prowadzenia księgowości będą bardzo skomplikowane i wymagać bardzo specyficznej wiedzy. Nic bardziej mylnego, przynajmniej w przypadku, gdy mówimy o Faktura XL. Według zapewnień system ma charakteryzować się prostotą i tak jest! Jednak zacznijmy od początku.
Już sam proces rejestracji jest bardzo prosty. Jak wspominałem Faktura XL jest dostępna całkowicie za darmo więc nic nie stoi na przeszkodzie byście sami spróbowali, jak działa aplikacja. W celu utworzenia konta wystarczy podać adres e-mail oraz ustawić hasło i tyle! Od razu możemy się zalogować i wystawiać swoje pierwsze dokumenty. No prawie, przecież trzeba uzupełnić dane naszej działalności. Ten proces również został w pełni zautomatyzowany. Wystarczy wpisać nr NIP bądź Regon, a wszystkie informacje zostaną zaciągnięte z bazy danych GUS.
Tutaj warto zaznaczyć, że połączenie z KSeF domyślnie jest wyłączone. Wynika to z faktu, że system nie jest jeszcze obowiązkowy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie byśmy już teraz skorzystali z Krajowego Systemu e-Faktur. Integracja jest bardzo prosta a producent oprogramowania Faktura XL przygotował odpowiednie poradniki w formie wideo.
Okno interfejsu głównego jest bardzo przejrzyste. Wszystkie najpotrzebniejsze opcje, z których najczęściej będziemy korzystać, zostały wyciągnięte od razu na wierzch. W razie potrzeby możemy dodać dodatkowe opcje, czy pozmieniać kolory poszczególnych przycisków do ich łatwiejszej identyfikacji. W celu wystawienia dokumentu wystarczy kliknąć odpowiednio podpisany przycisk.
Cały proces jest bardzo prosty. Faktura XL chwali się, że jest najszybszym programem dostępnym na rynku. Do wystawienia dokumentów często wystarczy tylko 5 czy 6 kliknięć, co jest wynikiem imponującym. Warto też zaznaczyć, że program automatycznie dodaje naszych kontrahentów do indywidualnej bazy. Tych możemy też dodać ręcznie, wpisując ponownie nr NIP bądź Regon. Dane po raz kolejny zostaną automatycznie uzupełnione, wystarczy wybrać opcję “wczytaj dane po NIP, Regon lub KRS”. Przed pierwszym wystawieniem dokumentu wyświetli się nam film instruktażowy prezentujący cały proces.
Od razu w oknie głównym możemy też wybrać, z jakiego szablonu chcemy skorzystać, w jakiej walucie ma zostać wystawiony nowy dokumenty czy uzupełnić go o dodatkowe dane jak, np: nr zamówienia lub nazwisko osoby wystawiającej fakturę. Dla łatwiejszej identyfikacji dokumentów możemy je oznaczać dodatkowymi tak zwanymi “tagami”.
Warto też wspomnieć o bazie towarów, która również jest dostępna w darmowej wersji oprogramowania. W niej możemy umieścić nie tylko towary i usługi, które oferujemy naszym klientom. Skoro Faktura XL umożliwia prowadzenie księgowości, bez problemu dodamy za jej pomocą do bazy wszystkie produkty, które znajdziemy na naszych fakturach kosztowych. Co więcej, użytkownicy korzystający z płatnych pakietów mogą skorzystać z aplikacji Faktura XL OCR na swoich smartfonach i za ich pomocą skanować dokumenty i dodawać je bezpośrednio do programu. Opcja rozpoznawania tekstu przekształci obraz automatycznie w dane i uzupełni wszystkie potrzebne rubryki za nas.
Jak wspominałem Faktura XL umożliwia wygenerowanie jednolitych plików kontrolnych. Jednak to nie jedyne opcje dostępne w programie. Bez problemu przygotujemy w nim deklaracje VAT, raporty podsumowujące czy okresowe, rozliczenia ZUS czy poprowadzimy księgę przychodów i rozchodów. Wszystko zależy od wybranego przez nas pakietu. Co więcej wszystkie deklaracje VAT, pliki JPK czy ZUS DRA można wysłać bezpośrednio z programu jednym kliknięciem bezpośrednio z poziomu aplikacji. Warto tu podkreślić, że Faktura XL należy do wąskiego grona programów, które przeszyły pomyślnie testy akceptacyjne przeprowadzane przez ZUS.
W wersji obsługującej rozbudowane opcje magazynowe, będziemy mogli nawet przeprowadzić pełną inwentaryzację. Wszystkie dokumenty możecie przesłać do księgowej, a program umożliwia przygotowanie specjalnego zestawienia.
Faktura XL stanowi solidne rozwiązanie dla małych, średnich czy nawet dużych firm. Bez problemu sprawdzi się również dla freelancerów czy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki prostemu w obsłudze interfejsowi, bogatym możliwościom oraz elastyczności, program ten ułatwia wystawianie faktur i dokumentów kasowych, czy pilnowanie rozliczeń.
Warto też podkreślić, że program powstaje w Polsce, a siedziba firmy znajduje się w Bielska-Białej. Oznacza to, że możemy być pewni, iż program jest stale aktualizowany do najnowszych wymagań i jest zgodny z wszystkimi przepisami prawnymi obowiązującymi w naszym kraju, jak i Unii Europejskiej. W tym z tymi związanymi z zachowaniem bezpieczeństwa danych narzuconym przez dyrektywę RODO. To przecież kolejne oszczędności dla naszej firmy, bo nie musimy inwestować w drogą infrastrukturę z odpowiednimi zabezpieczeniami fizycznymi czy technologicznymi.
Gdy sprawdzimy ceny pakietów konkurencji, to możemy złapać się za głowę. Szybko się okaże, że Faktura XL jest najtańszym programem dostępnym na naszym rynku. W cenie 9,99 zł miesięcznie nie mamy żadnego limitu wystawionych dokumentów i możemy liczyć na pełne wsparcie 24/7. Przeważnie takie opcje kosztują dużo więcej. Z tego względu Faktura XL jest godnym polecenia rozwiązaniem dla wszystkich, którzy szukają prostego, efektywnego i taniego sposobu na zarządzanie finansami swojej firmy.
