Praca zdalna różni się od tej w biurze jedynie lokalizacją. Jednak przez długi czas wiele firm opierało się pomysłowi umożliwienia pracownikom działania z domu lub innego miejsca, które im odpowiada. Powodów było kilka, choć głównie obawiano się spadku produktywności pracowników. Jednak w 2020 roku cały świat w pewnym momencie został poniekąd zmuszony do przejścia na pracę zdalną. Obecnie firmy chętniej praktykują taką formę zatrudnienia, a pracownicy doceniają zalety formatu oszczędzającego czas.
Jednak praca z domu to wyzwanie nie tylko dla pracowników, którzy muszą szybko dostosować się do nowej rzeczywistości, ale także dla pracodawców. Jak skutecznie zarządzać zdalnym zespołem oraz z jakich usług powinieneś skorzystać? W tym artykule postaram się odpowiedzieć na te pytania.
Z jakimi problemami spotykają się pracownicy i pracodawcy pracujący zdalnie?
Większość osób pracująca w formacie home office boryka się z tymi samymi problemami pracy zdalnej. Jest nią słaba samodyscyplina, odkładanie zadań na później czy poczucie bezużyteczności w zespole. Wiele osób ma też trudności ze zrozumieniem instrukcji lub zadania, jeśli nie ma możliwości zadania pytań współpracownikom czy przełożonemu.
Jeśli pozostawisz te problemy bez opieki, nie będziesz w stanie stworzyć silnego zdalnego zespołu i skutecznie zarządzać jego pracą. Dlatego tak ważne jest zbudowanie odpowiedniego systemu komunikacji. Nie można też zapominać o socjalizacji pracowników czy odpowiedniej ich motywacji. Tylko dzięki temu utrzymasz ducha współpracy zespołu.
Praca zdalna to wyzwanie nie tylko dla pracowników, ale także dla pracodawców, ponieważ w biurze łatwiej jest ocenić produktywność swoich podwładnych. Menedżer widzi, kto się spóźnia lub poświęca czas pracy na rozwiązywanie problemów osobistych. Trudności w komunikacji, monitorowaniu godzin pracy i zarządzaniu zadaniami pracowników to tylko niektóre z problemów, z jakimi często spotykają się pracodawcy pracujący zdalnie. Jednak wszystkie te trudności można rozwiązać. Najważniejsze to uzbroić się w cierpliwość i wybrać odpowiednie narzędzia do zarządzania pracą zdalnego zespołu.
Zasady organizacji pracy zdalnej
Aby się zorganizować, każdy zespół potrzebuje odpowiedniego systemu. Ten możesz skonfigurować nawet w ciągu jednego lub dwóch dni, o ile wiesz, co robić. Najważniejsze jest, aby zebrać w nim wszystkie niezbędne elementy. Postanowiłem podać ci kilka aspektów, które trzeba uwzględnić już na samym początku wdrażania pracy zdalnej.
Zacznij od określenia podstawowego kanału komunikacji. Pamiętaj, aby uniknąć zamieszania, musisz wybrać jedno narzędzie. Opcji jest naprawdę wiele. Można skorzystać z Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Team, Meta Messenger, WhatsApp czy Discord. Warto jednak postawić na dedykowane rozwiązanie dla firm. Dlaczego? Powodów jest kilka. Przede wszystkim pozwoli ci to oddzielić komunikację osobistą od wiadomości służbowych. Łatwiej też będzie uporządkować wszystkie wymieniane informacje. To również korzyść dla twoich współpracowników. Ci mogą zamknąć czat firmowy pod koniec dnia pracy i nie muszą już martwić się powiadomieniami w swoim czasie wolnym.
Chcąc uniknąć nieporozumień, wybierz jeden główny kanał komunikacji i jeden zapasowy. Główny służy do rozwiązywania i omawiania wszystkich problemów związanych z pracą. Zapasowy – do komunikacji awaryjnej w przypadku utraty dostępu do głównego kanału np. z powodu awarii. Staraj się unikać prywatnych telefonów. Ustal regułę, że można z nich skorzystać tylko wtedy, gdy główny kanał komunikacji (np. czat projektowy w systemie CRM) stanie się chwilowo niedostępny.
Oczywiście wdrażając pracę zdalną w swojej firmie, nie można zapomnieć o oprogramowaniu umożliwiającym planowanie zadań dla całego twojego zespołu. Co więcej, musi ono zaspokoić kilka potrzeb jednocześnie. Ma nie tylko pozwolić na łatwe wyznaczanie zadań, czy tworzenie przypomnień, ale także umożliwić śledzenie wydajności. Tak naprawdę narzędzia takie przydadzą się nie tylko pracownikom zdalnym, ale w zasadzie każdemu zespołowi, który pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie. W takich programach możesz zbudować pełną strukturę deala, wprowadzić szybko zmiany i komentarze do zadań oraz śledzić postępy zespołu. Mowa oczywiście o systemach CRM. Ich zastosowanie sprawia, że praca staje się bardziej przejrzysta zarówno dla pracowników, jak i menedżerów.
Sama komunikacja jest ważna, jednak nie można też zapominać o platformie służącej wymianie danych. Zamiast co chwile podsyłać sobie dokumenty do edycji przez komunikator czy maila, warto zadbać o wspólną przestrzeń w tak zwanej w chmurze. Ta nie tylko pozwoli na udostępnianie plików, ale również na ich wspólną edycję. Usprawnia to cały proces, zwłaszcza gdy nad jednym projektem pracuje kilka osób.
W przypadku pracy zdalnej nie można zapominać również o odpowiednich narzędziach do zarządzania personelem. Choć wydawać by się mogło, że narzędzia HR są koniecznością tylko w przypadku dużych firm, wcale tak nie jest. Taki system jest potrzebny do zarządzania szkoleniami i rozwojem kariery pracowników, śledzenia harmonogramów pracy i urlopów oraz pomiaru zaangażowania lub wypalenia zawodowego. Krótko mówiąc, jest to dobre narzędzie, dzięki któremu osoby w naszej firmie, nawet te pracujące zdalnie, nie poczują się zapomniane.
Pracownicy zdalni mogą łatwo stracić poczucie czasu i obowiązków, jeśli nie mają struktury biurowej zapewniającej kontrolę. Poza biurem pracownicy mogą czuć się odłączeni. Skonfiguruj proces śledzenia czasu w swoim zespole, aby wszyscy wiedzieli, że są odpowiedzialni za czas i pracę, którą wykonują. Dzięki temu możesz planować godziny pracy i dopasowywać zadania do umiejętności członków zespołu.
Dobre praktyki przy wdrażaniu pracy zdalnej
Nowoczesne rozwiązania technologiczne sprawiają, że w obecnej sytuacji rynkowej praca zdalna staje się coraz bardziej popularna. Zarządzanie zdalnym zespołem jest dla menedżerów palącym wyzwaniem, które wcale nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Wystarczy wdrożyć kilka prostych rozwiązań i odpowiednio przygotować swój zespół, aby mógł czerpać wymierne korzyści z tego modelu pracy. Oto kilka przykładów, które warto wdrożyć w swojej firmie.
- Staraj się organizować częste i dobrze zaplanowane spotkania indywidualne za pomocą aplikacji do wideokonferencji.
- Promuj kulturę otwartych relacji i zawsze przekazuj informacje zwrotne w przypadku pytań.
- Twórz standardy komunikacji.
- Zapewnij swojemu zespołowi przestrzeń do ciągłej indywidualnej pracy i współpracy.
- Ustal jasne cele (KPI) i opracuj przejrzyste wskaźniki kontroli.
- Nie zaniedbuj budowania wirtualnego zespołu. Organizuj nieformalne spotkania za pośrednictwem wideokonferencji i komunikuj się z zespołem na abstrakcyjne tematy w nieformalnej atmosferze.
W przypadku braku osobistych interakcji istnieje wysokie ryzyko zaniedbania wielu podstawowych wartości w kulturze firmy. Twoim zadaniem jest dopilnowanie, aby tak się nie stało.
Plusy pracy w domu
Większa swoboda, mniej stresu i oszczędność czasu związanego z przemieszczaniem się pomiędzy domem a biurem to główne korzyści pracy zdalnej. Twoi pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do Internetu, dzięki czemu możliwe staje się częstsze podróżowanie.
Dla pracodawców praca zdalna ma także wiele zalet. Najważniejsza z nich jest taka, że możesz pozyskać do swojego zespołu utalentowanych specjalistów z dowolnego miejsca na świecie i jeszcze szybciej rozwijać swój biznes. Co więcej, format pracy zdalnej pozwala zaoszczędzić na zakładaniu stanowisk pracy, wynajmowaniu biura, płaceniu za media czy nawet sprzątaniu.
Czego potrzebuje pracownik, aby pracować z domu?
Komputer, kamera internetowa i zestaw słuchawkowy do rozmów wideo, stabilny i szybki Internet to absolutne minimum, które jest wymagane do pracy zdalnej. Warto jednak pamiętać, że jeżeli ktoś nie posiada laptopa, drukarki czy innego sprzętu, to jego zapewnienie jest pierwszym zadaniem pracodawcy. Jeśli specjalista potrzebuje do pracy płatnego specjalistycznego oprogramowania, to firma powinna zadbać o dostęp do niego.
Pamiętaj, aby przydzielać zadania pracownikom zdalnym oraz monitorować ich realizację. Proces wymiany dokumentów czy zarządzania procesami biznesowymi, możesz wykonać w systemie CRM. Ważne, aby ten zawierał wszystkie narzędzia niezbędne do pracy zdalnej. Mowa o wspomnianych już wcześniej modułach takich jak: menadżer zadań, czat, elektroniczny obieg dokumentów czy wbudowane funkcje analityczne. Dzięki temu, że wszystkie narzędzia znajdują się w jednym obszarze roboczym – zdalni pracownicy nie będą musieli ciągle przełączać się między różnymi usługami.
Praca zdalna z Bitrix24
W czasach pracy zdalnej oraz szybkiego przepływu informacji kluczową rolę w sukcesie firmy odgrywają odpowiednie narzędzia. Te nie tylko muszą działać stabilnie, ale być jak najbardziej uniwersalne i kumulować wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu. Przecież nikt nie lubi przekopywać się przez setki maili czy sms-ów w poszukiwaniu tej jednej kluczowej informacji, czy dowiedzieć się, że ktoś inny pracował nad rozwiązaniem danego problemu w tym samym czasie. Nie ma się zatem co dziwić, że to właśnie usługi SaaS są dziś bardzo popularne wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Dobrym przykładem jest Bitrix24, serwis dostarczany przez Bitrix24 Ltd z siedzibą na Cyprze, który jest jednym z liderów na rynku.
Dobra komunikacja między członkami twojego zespołu, ale także z klientami jest poniekąd wpisana w moduł “Współpraca”. Bitrix24 zapewnia kompleksowe rozwiązanie, które integruje wszystkie niezbędne narzędzia do przeprowadzania spotkań online w jednym miejscu. Użytkownicy mogą dzielić się informacjami na temat postępów w projektach, komunikować się za pomocą wygodnych czatów, prowadzić rozmowy telefoniczne, organizować wideokonferencje, a nawet wysyłać SMS-y. Jako menadżer, masz również dostęp do przydatnych funkcji, takich jak możliwość tworzenia ankiet czy dedykowanych czatów dla poszczególnych działów czy grup odpowiedzialnych za realizację danego deala. Moduł “Współpraca” umożliwia także współtworzenie dokumentów przez wszystkich członków zespołu poprzez udostępnienie im przestrzeni dyskowej.
System Bitrix24 został stworzony z myślą o wspomaganiu firm, w budowaniu mocniejszych relacji z klientami, zwiększaniu sprzedaży i oszczędzaniu czasu. Oferuje on kompleksowe rozwiązanie CRM, które centralizuje wszystkie informacje dotyczące klientów. Dzięki temu możesz łatwo śledzić komunikację i historię zakupów twoich klientów. Co więcej, wszyscy twoi pracownicy będą mieli możliwość bezpiecznego dostępu do danych z każdego miejsca, w którym przyjdzie im ochota pracować. Nowe informacje dotyczące kontaktów lub aktualnych transakcji zostaną automatycznie zaktualizowane i uzupełnione w systemie. Informacje te mogą pochodzić z wewnętrznej wbudowanej korespondencji mailowej, wiadomości wysłanych w systemie WhatsApp, SMSów lub rozmów telefonicznych, które są nagrywane.
Jako menadżer na pewno docenisz moduł “Zadania i Projekty”, który pozwala lepiej zarządzać projektami. Do dyspozycji masz nie tylko przejrzysty interfejs, ale także możliwość sterowania przydzielonymi zadaniami z poziomu swojego smartfonu. System upraszcza procesy wprowadzania danych czy tworzenia nowych zadań, ustalania ich priorytetów, czy przypisywania odpowiedzialnych za ich realizację członków zespołu. Dzięki temu możesz w łatwy sposób śledzić postępy projektów i monitorować terminy ich realizacji. Wbudowane w system opcje generowania raportów pozwolą ci analizować wydajność poszczególnych pracowników, identyfikować ich słabe strony i usprawnić wszystkie procesy pracy zdalnej w twojej firmie.
Pamiętaj, że system Bitrix24 jest dostępny w różnych planach abonamentowych, również w tym bezpłatnym. Co prawda płatne pakiety oferują dodatkowe funkcje, takie jak powiększenie przestrzeni dyskowej czy integracje z innymi narzędziami. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byście za darmo spróbowali omawianego programu, który może odmienić sposób działania waszej firmy oraz pozytywnie wpłynie na wydajność zatrudnionych osób pracujących zdalnie.
