Wybór programu księgowego nigdy nie był ważniejszy. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja, która zmienia wszystko. W naszym najnowszym rankingu sprawdzamy, które programy nie tylko ułatwią ci codzienne rozliczenia, ale przede wszystkim przeprowadzą twoją firmę przez tę zmianę bezboleśnie i bezpiecznie.
Każda firma, niezależnie od wielkości, musi panować nad swoimi finansami, by nie tylko przetrwać, ale i dynamicznie się rozwijać. Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego zawsze był strategiczną decyzją. Jednak w 2025 roku stajemy przed zmianą, która redefiniuje zasady gry, obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Opóźnienia w płaceniu podatków czy błędy w rozliczeniach od zawsze wiązały się z ryzykiem. Dziś do tej listy dochodzi nowe, technologiczne wyzwanie. Gotowość na KSeF nie jest już tylko dodatkową funkcją, to absolutny fundament, który decyduje o tym, czy dany program jest w ogóle wart uwagi. Czy aplikacja potrafi płynnie wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane? Czy ułatwia zarządzanie uprawnieniami? Czy zapewni ci spokój w razie awarii systemu?
By pomóc ci podjąć najlepszą decyzję, przeanalizowaliśmy najpopularniejsze platformy na rynku. W naszym zaktualizowanym rankingu na 2025/2026 rok pokazujemy, które rozwiązania nie tylko ułatwią codzienną księgowość, ale przede wszystkim zapewnią bezstresowe przejście do nowej ery cyfrowego fakturowania.
Co to jest pakiet księgowy?
Programy automatyzacji rachunkowości i rachunkowości podatkowej z powodzeniem rozwiązują wszystkie główne zadania księgowe: płace, przepływy pieniężne na rachunku bieżącym, transakcje gotówkowe, księgowość syntetyczną, księgowanie środków trwałych i aktywów materialnych, rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami.
Zasada działania pakietów księgowych jest bardzo prosta. Księgowy wypełnia dokumenty podstawowe (polecenia zapłaty, polecenia zapłaty, rachunki/wydatki, faktury itp.), a program generuje wszystkie niezbędne transakcje i wykonuje obliczenia.
Pełnowymiarowe systemy księgowe pozwalają nawet na pełne zarządzanie wszystkimi zasobami dużej korporacji czy łączenie danych o wszystkich procesach biznesowych, takich jak produkcji, zaopatrzenia, sprzedaży, finansów czy nawet kadr. Takie rozwiązanie śmiało można nazwać już systemem ERP.
- To może cię zainteresować: Najlepsze programy do fakturowania
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu księgowego w 2025/2026 roku?
Dobry pakiet księgowy to kluczowy element efektywnego zarządzania finansami, ale w obliczu nadchodzących zmian, jego rola staje się jeszcze bardziej krytyczna. Dotychczasowe kryteria wyboru, choć wciąż ważne, muszą ustąpić miejsca nowemu, absolutnie nadrzędnemu priorytetowi. Oto, na co musisz zwrócić uwagę, by sprostać wyzwaniom nowej ery cyfrowej.
Gotowość na KSeF 2.0 – fundament absolutny
To już nie jest opcja, to warunek konieczny. Program, który nie jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur, w praktyce przestaje być użyteczny. Ale co dokładnie oznacza „gotowość na KSeF”?
- Płynna wysyłka i odbiór faktur: Program musi umożliwiać wysyłanie faktur ustrukturyzowanych (XML) do KSeF jednym kliknięciem oraz, co równie ważne, automatyczne pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio z systemu rządowego.
- Obsługa trybów awaryjnych: Sprawdź, czy oprogramowanie wspiera procedury na wypadek problemów, np. tryb offline, pozwalający na wystawienie faktury bez dostępu do internetu i wysłanie jej do KSeF w późniejszym terminie.
- Zarządzanie uprawnieniami: System musi ułatwiać nadawanie uprawnień pracownikom lub biuru rachunkowemu bez konieczności skomplikowanej konfiguracji technicznej.
Automatyzacja nowej generacji
W erze KSeF automatyzacja wchodzi na zupełnie nowy poziom. Skanowanie faktur (OCR) wciąż jest przydatne, ale kluczowa staje się możliwość automatycznego importu faktur kosztowych bezpośrednio z KSeF. To funkcja, która realnie eliminuje ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza dziesiątki godzin pracy.
Integracja z ekosystemem firmy
Program księgowy musi być centrum finansowym Twojej firmy. Sprawdź, czy łatwo integruje się z twoim kontem bankowym (w celu automatyzacji rozliczeń), ale także z innymi kluczowymi narzędziami, systemem magazynowym, platformą e-commerce (np. Allegro) czy CRM. Spójny przepływ danych jest niezbędny, aby uniknąć chaosu.
Bezpieczeństwo i stałe aktualizacje
Wybierając program, powierzasz mu najwrażliwsze dane swojej firmy. Upewnij się, że dostawca gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa (szyfrowanie, regularne kopie zapasowe). W kontekście KSeF kluczowe jest również zobowiązanie do ciągłych i terminowych aktualizacji, które dostosują program do wszelkich zmian w przepisach podatkowych i specyfikacji technicznej KSeF.
Model pracy: online (SaaS) czy program desktopowy?
To jedna z fundamentalnych decyzji. Choć rynek zdominowały programy działające w chmurze (SaaS), które oferują stały dostęp z dowolnego urządzenia przez przeglądarkę, wciąż mają one solidną alternatywę. Rozwiązania SaaS kuszą wygodą, brakiem instalacji i przeniesieniem odpowiedzialności za utrzymanie serwerów na dostawcę. Musisz jednak pamiętać, że dostęp do danych jest powiązany z aktywnym abonamentem, a w razie awarii serwerów usługodawcy możesz zostać odcięty od swoich finansów.
Z drugiej strony mamy programy instalowane na komputerze (desktopowe). Ten model często oferuje jednorazowy zakup i dożywotnią licencję, dając Ci pełną kontrolę nad danymi, które fizycznie znajdują się na Twoim dysku. Jesteś niezależny od abonamentu i dostępu do internetu, by wystawić fakturę. Wybór między tymi dwoma modelami zależy od Twojego stylu pracy, potrzeb w zakresie mobilności i tego, jak bardzo cenisz sobie pełną niezależność i własność oprogramowania.
Skoro już wiesz czym kierować się przy wyborze pakietu księgowego, przejdźmy do omówienia najlepszych propozycji dostępnych na rynku.
Najlepsze programy księgowe w 2025 roku
SKP Formsoft
SKP® Formsoft (dawniej: Super Księga Podatkowa) to klasyka w świecie polskiej księgowości. Program z ponad 30-letnią historią, który nieustannie rozwija się wraz z przepisami. To rozwiązanie desktopowe, instalowane lokalnie na komputerze, łączące tradycyjne podejście z nowoczesnymi funkcjami i pełnym wsparciem dla najnowszych zmian w systemach fiskalnych.
System oferuje kompletny zestaw modułów do prowadzenia KPiR, ryczałtu, ewidencji VAT i VAT-UE, JPK oraz obsługi deklaracji PIT-28, PIT-36, PIT-36L i e-Deklaracji. Użytkownicy mają również dostęp do modułów płacowo-kadrowych, ZUS, środków trwałych i miniMagazynu. Wbudowany moduł fakturowania obsługuje mechanizm podzielonej płatności i eksport dokumentów do KSeF. Nowością w 2026 roku będzie dodatkowy moduł KSeF umożliwiający automatyzację wysyłek faktur sprzedażowych do KSeF i pobieranie faktur zakupowych.
SKP® Formsoft oferuje prosty model licencyjny. Jednorazowy zakup (od 258 zł) bez comiesięcznych abonamentów. W cenie zawarta jest roczna opieka serwisowa, obejmująca aktualizacje, konsultacje techniczne i nielimitowany dostęp do szkoleń oraz webinarów. Nowi użytkownicy mogą skorzystać z w pełni funkcjonalnej wersji testowej na 60 dni, by bez zobowiązań sprawdzić system w praktyce. Mają możliwość przetestować funkcjonalności KSeF, a od 01.02.2026 roku płynnie przejść na nowy standard, zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
To propozycja dla przedsiębiorców, którzy cenią stabilność, lokalne przechowywanie danych i chcą mieć pewność, że ich oprogramowanie pozostaje zgodne z przepisami, również po wejściu w życie KSeF 2.0.
Zintegruj swoją księgowość z KSeF bez zbędnych kosztów i formalności. W SKP® Formsoft obsługa faktur sprzedażowych jest dostępna w wersji podstawowej – bez logowania do zewnętrznych portali. Potrzebujesz pełnej automatyzacji? Rozszerz swój system o:
- Moduł KSeF: do pobierania faktur zakupowych, ustawiania alertów i pobierania UPO.
- SKP Connect24: nowoczesną usługę online do sprawnego wystawiania dokumentów z automatyczną wysyłką do KSeF.
Producent oferuje również materiały edukacyjne o KSeF dostępne w Akademii SKP®.
Wypróbuj wersję testową programu SKP® Formsoft z KSeF
inFakt
inFakt to synonim kompleksowego wsparcia. Oprócz intuicyjnego programu do faktur, oferuje pełną obsługę księgową prowadzoną przez dedykowanego księgowego. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy cenią sobie wygodę outsourcingu i chcą mieć pewność prawidłowego rozliczenia. Kluczowe atuty to mobilna aplikacja, integracja z bankami, automatyczne wyliczanie podatków oraz obsługa JPK i deklaracji.
Pełna obsługa Krajowego Systemu e-Faktur jest wbudowana w aplikację. Użytkownicy mogą automatycznie wystawiać, przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane, eliminując tym samym ryzyko błędów ręcznego wprowadzania danych.
Niestety, jeżeli liczymy na wsparcie dedykowanego księgowego, musimy pogodzić się z dość wysokimi kosztami. Na szczęście InFact udostępnia również tańsze pakiety jednak o dość ograniczonej funkcjonalności.
Plany i ceny:
- inFakt Faktury: Od 4,99 zł netto/mies. (roczne rozliczenie) – dla samych potrzeb fakturowania.
- Samodzielna księgowość: 29,99 zł netto/mies. (roczne rozliczenie) – dla przedsiębiorców chcących rozliczać się samodzielnie.
- inFakt Księgowość (z księgowym): Ceny zaczynają się od 189 zł netto/mies. (JDG, KPiR) i od 619 zł netto/mies. dla spółek.
iFirma.pl
ifirma.pl jest popularna zarówno wśród osób prowadzących księgowość samodzielnie, jak i tych, którzy powierzają ją profesjonalistom z Biura Rachunkowego ifirma. Oprogramowanie wyróżnia się solidnym modułem fakturowania (wiele rodzajów faktur, obsługa w 18 językach) oraz kompleksową księgowością online. System automatyzuje wysyłkę e-deklaracji do ZUS i US, a także oferuje integrację z systemami bankowymi.
System oferuje pełną obsługę KSeF. Integracja ta jest standardową funkcjonalnością, umożliwiającą przedsiębiorcom płynne przejście na obowiązkowe e-fakturowanie.
Z wad można wskazać dość wysokie koszty. Program iFirma.pl do księgowości online kosztuje od 49 zł miesięcznie. Dostępny tez jest pakiet z biurem rachunkowym od 149 zł miesięcznie dla uproszczonej księgowości i pakiet za 650 złotych miesięcznie, za podobne rozwiązanie dla pełnej księgowości.
wFirma
wFirma to rozbudowany, modułowy system, który wykracza poza standardową księgowość. Oferuje nie tylko KPiR i ryczałt, ale także zaawansowane moduły: Magazyn, Kadry, płace i ubezpieczenia, oraz zintegrowane narzędzia CRM. To wszechstronne narzędzie dla przedsiębiorców planujących szybki rozwój i potrzebujących centralnego zarządzania różnymi aspektami działalności. Szczególnie ceniony jest za funkcję OCR do automatycznego odczytywania faktur.
Integracja z KSeF jest bezpłatnie włączona w ramy podstawowej funkcjonalności większości pakietów. System zapewnia automatyczną wysyłkę i odbiór e-faktur, usprawniając obowiązkowy obieg dokumentów.
wFirma pozwala na zakup pojedynczych modułów lub pakietów. Ich ceny różnią się w zależności od sposobu rozliczenia (roczne lub miesięczne) oraz wybranych pakietów.
- Fakturowanie i CRM: 19 zł netto/mies. (gratis przy wybraniu pakietów: Księgowość/Pełna księgowość)
- Księgowość KSeFOCR (KPiR/Ryczałt): 49 zł netto/mies. przy rozliczeniu rocznym.
- Kadry, Płace i Ubezpieczenia: 49 zł netto/mies. przy rozliczeniu rocznym.
- Pełna Księgowość: 99 zł netto/mies. przy rozliczeniu rocznym.
wFirma.pl możecie sprawdzić za darmo bo serwis oferuj 30-dniowy okres próbny.
360 Księgowość
To nowoczesny program księgowy online, który stawia na maksymalną automatyzację i łatwość obsługi. Obejmuje KPiR, Ryczałt, obsługę ZUS i PIT, VAT, JPK oraz pełną integrację z bazą GUS. Jest to rozwiązanie dedykowane małym i średnim przedsiębiorstwom, które chcą mieć pełną kontrolę nad swoimi finansami w intuicyjnym interfejsie.
360 księgowość umożliwia łatwe wprowadzanie faktur sprzedaży, faktur zakupu, dokumentów kasowych, dokumentów bankowych, a także innych dokumentów księgowych. Program automatycznie księguje wprowadzone dokumenty. Dodatkowo pozwala na generowanie różnych raportów księgowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie obrotów i sald, itp. Dodatkowo 360 księgowość umożliwia obsługę systemu płac czy prowadzenia magazynu.
Dostępna jest darmowa wersja programu umożliwiająca na pełny dostęp do wersji PRO przy ograniczeniu do 100 faktur sprzedaży i 100 faktur zakupu w ciągu 30 dni od daty utworzenia konta. Po tym okresie mamy możliwość przejścia na wariant płatny. Te są w wariantach Standard i Pro, a także dostosowane do konkretnych odbiorców: JDG i ryczałtu, spółek oraz biur rachunkowych. Ich ceny prezentują się następująco:
- Księgowość dla JDG i Ryczałtu Standard – 49 zł netto/mies.
- Księgowość dla JDG i Ryczałtu Pro – 69 zł netto/mies.
- Księgowość dla Spółek Standard – 99 zł netto/mies.
- Księgowość dla Spółek Pro – 119 zł netto/mies.
- Biuro Standard – 129 netto/mies.
- Biuro Pro – 159 netto/mies.
Streamsoft Firmino
Firmino to chmurowe rozwiązanie od Streamsoft, cenione za szybkość i intuicyjność. Skupia się na fakturowaniu i podstawowej księgowości, ale oferuje również moduły: Magazyn, CRM, a także opcje fiskalizacji. Jest to elastyczny system, który pozwala na rozszerzenie funkcjonalności o większe moduły ERP producenta (Streamsoft PRO).
Program umożliwia wystawienia faktur w tym cyklicznych, dokumentów zamówienia oraz zaliczek, wprowadzania faktur kosztowych i zakupowych. Generuje również raporty jak bilanse, rachunek i zysków i strat, zestawienie obrotów i sald, zestawienie księgowań czy zestawienie płatności.
Integracja z KSeF jest dostępna i łatwa do włączenia w ustawieniach. Umożliwia wysyłanie i pobieranie e-faktur, zapewniając zgodność z nowymi przepisami.
Dostępna darmowa wersja nie pozwala na prowadzenie pełnej księgowości. Dostęp do tej usługi musimy sobie wykupić poprzez konto “Dopasowane” z modułem Księgowość Online. Cena takiego pakietu to 46,50 zł netto miesięcznie. Możemy dodatkowo zaoszczędzić 20%, jeżeli zdecydujemy się na płatność z góry za cały rok.
faktura.pl
Faktura.pl, jak sama nazwa wskazuje, koncentruje się na szybkim i prostym fakturowaniu. Jest to solidne narzędzie dla firm, których główną potrzebą jest wystawianie dokumentów sprzedaży. Oferuje wsparcie dla różnych typów faktur, proform i dokumentów magazynowych. Jest często wybierany przez mikroprzedsiębiorców ceniących sobie minimalizm i niskie koszty.
Pełna obsługa KSeF jest integralną częścią podstawowego modułu fakturowania i nie wymaga dodatkowych opłat. To duży atut dla firm, które chcą skupić się wyłącznie na fakturowaniu w nowym standardzie.
Faktura.pl jest dystrybuowana w formie abonamentu i dostępne są trzy warianty różniące się funkcjonalnością. Najtańszy pakiet – Basic, z nielimitowanymi dokumenty sprzedaży i obsługą KSeF jest dostępny za 34,99 zł miesięcznie przy rozliczeniu co miesiąc. Jednak cenę tę można zbić decydując się na dłuższą współpracę na 12, 24, a nawet 36 miesięcy.
Dodatkowo są również dostępne odpowiednio droższe plany Optimum (od 44,99 zł miesięcznie) i Program do faktur + Księgowość online PREMIUM od 84,99 zł miesięcznie. Dla osób, które nie mają czasu, by prowadzić księgowości samodzielnie bądź nie czują się na siłach, by podołać temu zadaniu, usługodawca oferuje także możliwość skorzystania z pakietu zapewniającego pełne wsparcie osobistego eksperta księgowego. Dzięki temu całą naszą uwagę możemy skierować na rozwoju swojej firmy.
Warto przy tym dodać, że program możecie przez 30 dni testować za darmo.
Ala – Księga podatkowa
„Ala” to część pakietu Streamsoft PCBiznes, tradycyjnego, instalowanego na komputerze, ale wciąż aktualizowanego oprogramowania. Jest dedykowana głównie do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz Ewidencji Przychodów (Ryczałt) wraz z Rejestrem VAT. Najważniejsze funkcje to obsługa deklaracji PIT/VAT, Ewidencja Środków Trwałych i Pojazdów oraz możliwość importu faktur z pokrewnych programów (jak „Ewa – Faktury i Magazyn” czy Firmino).
Jako oprogramowanie desktopowe, „Ala” również dostosowuje się do nowych wymagań. Obsługa KSeF jest realizowana poprzez aktualizacje, które umożliwiają generowanie i wymianę e-faktur ustrukturyzowanych, często w powiązaniu z innymi modułami producenta.
Model cenowy to zazwyczaj jednorazowy zakup licencji, po którym następują opłaty za roczne aktualizacje i wsparcie. Ala – Księga Podatkowa to koszt na poziomie 490 złotych netto za licencję. W kolejnych latach koszt aktualizacji wynosi już jednak tylko 190 złotych rocznie. Warto przy tym dodać, że jest też dostępna znacznie tańsza wersja Ala – Księga Podatkowa dla firm bez VAT (170 zł netto licencja i 90 zł netto aktualizacje) i droższe z kolei pakiety dla biur rachunkowych (od 590 zł netto za licencję i 245 zł netto za aktualizacje).
Nie ma jednej uniwersalnej aplikacji do prowadzenia księgowości dla twojej firmy. Jak już pisaliśmy wybór musi być dopasowany do potrzeb. Mamy jednak nadzieje, że nasze propozycje oraz podpowiedzi ułatwią ci decyzje. Pamięta, że odpowiednie oprogramowanie, odciąży cię od ręcznej pracy i pozwala zaoszczędzić czas i energię pozwalając ci się skupić na rozwoju swojej firmy. Pamiętaj również o bezpieczeństwie i sprawdź nasz ranking polecanych programów antywirusowych dla przedsiębiorstw.
Materiał zawiera linki afiliacyjne. Jest to rodzaj linków reklamowych umieszczanych w tekście, zapewniających nam ułamek prowizji od sklepów i porównywarek cen. Linki tego typu nie mają wpływu na nasze opinie.
