Fakturowanie. Dla jednych to satysfakcjonujące domknięcie udanej transakcji, dla innych comiesięczny obowiązek, który odkładają do ostatniej chwili. Niezależnie od tego, w której grupie się znajdujesz, jedno jest pewne, wystawianie dokumentów sprzedażowych to nieodłączny element prowadzenia firmy. To właśnie sprawny obieg faktur, paragonów czy rachunków decyduje o płynności finansowej, porządku w papierach i… świętym spokoju w relacjach z urzędami.
W dobie postępującej cyfryzacji i nadchodzących zmian prawnych, przede wszystkim obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, wybór odpowiedniego oprogramowania do fakturowania i rozliczeń przestaje być tylko wygodą. Dziś to decyzja strategiczna. Zwłaszcza dla jednoosobowych działalności, mikroprzedsiębiorstw czy freelancerów, którzy nie chcą, lub nie mogą, pozwolić sobie na kosztowne systemy ERP czy outsourcing księgowości.
Na rynku działa dziś wiele platform wspierających fakturowanie online. My przyglądamy się dziś bliżej polskiemu serwisowi SaaS – aFaktury.pl. Sprawdzimy, jak wygląda jego obsługa, co potrafi, czy jest gotowy na integrację z KSeF i co najważniejsze, czy realnie ułatwia życie współczesnemu przedsiębiorcy.
Co to jest aFaktury.pl – szybkie przedstawienie usługi
aFaktury.pl to polski serwis działający w modelu SaaS (Software as a Service), skierowany do mikro i małych firm, freelancerów oraz biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. To rozwiązanie stworzone z myślą o tych, którzy potrzebują prostego, dostępnego online narzędzia do fakturowania i podstawowej księgowości. System działa z poziomu przeglądarki internetowej, a dodatkowo oferuje aplikację mobilną dla Androida i iOS, co ułatwia pracę w terenie lub poza biurem.
Podstawą systemu jest prosty, ale rozbudowany moduł fakturowania, który pozwala wystawiać dokumenty sprzedażowe w różnych formatach, od klasycznych faktur VAT, przez faktury pro forma, zaliczkowe, korekty, aż po dokumenty w walutach obcych czy cykliczne. O nim dokładniej opowiem trochę później.
Ale aFaktury.pl to nie tylko faktury. Serwis kładzie ogromny nacisk na zgodność z polskimi przepisami, oferując pełną obsługę plików JPK (w tym JPK_FA i JPK_V7) oraz, co dziś kluczowe, gotową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. To jednak nie koniec możliwości. Dla firm handlowych przygotowano prosty moduł magazynowy do ewidencji towarów, a nad bieżącymi finansami pomaga zapanować moduł kasowy. aFaktury.pl oferuje też integrację z zewnętrznymi systemami księgowymi i CRM, a dzięki interfejsowi API może zostać łatwo połączona z innymi narzędziami, jak bramki płatności (np.Tpay) czy platformy e-commerce. To rozwiązanie, które łączy funkcjonalność, zgodność z przepisami i prostotę, nie obciążając przy tym użytkownika nadmiarem skomplikowanych funkcji.
Pierwsze kroki z aFaktury.pl – rejestracja i interfejs
Każda przygoda z nowym oprogramowaniem zaczyna się od procesu rejestracji, który często jest pierwszą wizytówką usługi. W przypadku aFaktury.pl ten pierwszy kontakt jest bardzo pozytywny. Formularz jest prosty i wymaga podania tylko niezbędnych danych: loginu, adresu e-mail, hasła oraz numeru NIP firmy. Już na tym etapie serwis jasno komunikuje swoją ofertę. Założenie konta jest bezpłatne, a nowy użytkownik otrzymuje 30 dni na darmowe testy bez żadnych zobowiązań. Rejestracja w aFaktury.pl to proces, który nie powinien zająć więcej niż dwie minuty.
I choć podanie numeru NIP jest wymagane, system nie weryfikuje jego poprawności w czasie rzeczywistym. Można wpisać dowolny ciąg cyfr i przejść dalej. Warto jednak od razu podać prawidłowy NIP, ponieważ system automatycznie pobiera dane z bazy GUS, takie jak nazwa, adres czy forma działalności i samodzielnie uzupełnia profil firmy, co oszczędza czas i eliminuje ryzyko błędów.
Po błyskawicznej rejestracji i pierwszym zalogowaniu wita nas główny pulpit systemu. Interfejs jest czysty, nowoczesny i, co najważniejsze, niezwykle czytelny. W górnej części ekranu znajdziemy logicznie ułożone menu nawigacyjne, które prowadzi do wszystkich kluczowych sekcji: od wystawiania dokumentów, przez listę kontrahentów i produktów, aż po statystyki i ustawienia. Tuż pod nim umieszczono rząd przycisków szybkiego dostępu, pozwalających w mgnieniu oka utworzyć najpopularniejsze dokumenty, jak faktura, proforma czy rachunek. Całość została zaprojektowana logicznie, tak, by nawet mniej doświadczony użytkownik odnalazł się bez konieczności przeszukiwania menu.
Centralną część panelu zajmuje dashboard z kluczowymi informacjami podanymi w formie zgrabnych “widżetów”. Mamy tu szybki podgląd na przychody i wydatki w bieżącym miesiącu, statystyki produktów oraz, co niezwykle przydatne, listę dokumentów przeterminowanych, która od razu rzuca się w oczy. Miłym dodatkiem jest duży widok kalendarza na dany miesiąc, który pozwala szybko zorientować się w terminach. Pierwsze wrażenie jest bardzo pozytywne. System prowadzi użytkownika za rękę, nie przytłaczając go nadmiarem informacji, a jednocześnie dając poczucie, że wszystkie niezbędne narzędzia są w zasięgu jednego kliknięcia.
Fakturowanie w praktyce – serce systemu
Przechodzimy do rdzenia programu, czyli do tego, jak w praktyce wygląda wystawianie faktury. W przypadku aFaktury.pl cały proces został zaprojektowany tak, by był maksymalnie szybki i intuicyjny. Już na samej górze ekranu definiujemy kluczowe parametry. Wybieramy rodzaj dokumentu (faktura VAT, proforma, rachunek), odpowiedni schemat sprzedaży dla JPK, a także miejsce i daty wystawienia oraz sprzedaży.
Prawdziwa magia dzieje się jednak po stronie „Nabywcy”. Wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta i kliknąć przycisk „GUS” lub „VIES”, by wszystkie jego dane, od nazwy po adres, zostały zaciągnięte automatycznie. To fundamentalna funkcja, która nie tylko drastycznie przyspiesza pracę, ale przede wszystkim minimalizuje ryzyko kosztownych pomyłek. Tabela pozycji na fakturze jest przejrzysta i pozwala na łatwe dodawanie kolejnych towarów lub usług, zdefiniowanie ich ilości, cen i stawek VAT.
Po wypełnieniu dokumentu mamy do dyspozycji szereg akcji: od klasycznego zapisu, przez wygenerowanie pliku PDF, aż po bezpośrednią wysyłkę e-mailem czy, co najważniejsze, przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą dedykowanego przycisku „Zapisz do KSeF„. Cały proces jest płynny i intuicyjnie przeprowadza użytkownika od początku do końca.
Surowa funkcjonalność to jedno, ale profesjonalny wygląd dokumentów to drugie. Tutaj aFaktury.pl również pokazuje swoje mocne strony. Platforma pozwala na głęboką personalizację wyglądu wystawianych faktur, dzięki czemu możemy w pełni dostosować je do wizerunku naszej marki.
Do naszej dyspozycji oddano pokaźną galerię gotowych szablonów. Znajdziemy tu zarówno minimalistyczne wzory standardowe, jak i bardziej rozbudowane. Niektóre oznaczone jako „Prestige”, które dostępne są w wyższych pakietach abonamentowych. Co jednak ważniejsze, mamy ogromną kontrolę nad tym, jakie informacje znajdą się na finalnym wydruku. W panelu ustawień możemy decydować o niemal każdym elemencie. Możemy włączyć lub wyłączyć wyświetlanie na wydruku takich detali jak kod QR do płatności, kwota słownie, pole statusu płatności czy nawet kody GTU i wiele więcej.
Kluczową opcją jest możliwość dodania własnego logo czy graficznej pieczątki, aby dokumenty były w pełni spójne z identyfikacją wizualną naszej marki. Twórcy informują, że maksymalna wielkość załączanego pliku to 4 MB, a system obsługuje popularne formaty, takie jak JPG, PNG, a nawet PDF. Taka elastyczność sprawia, że faktura przestaje być tylko dokumentem księgowym, a staje się kolejnym nośnikiem profesjonalnego wizerunku firmy.
Warto też wspomnieć, że użytkownicy pakietu Prestige mogą rozszerzyć funkcjonalność dokumentów o dodatkowe elementy wizualne. System pozwala bowiem na dodanie zdjęć produktów, które, przy odpowiednio dobranym szablonie, będą wyświetlane na fakturach, co jest rzadko spotykaną i bardzo praktyczną funkcją. To szczególnie przydatne dla sklepów internetowych czy firm usługowych, które chcą wyróżnić się profesjonalną prezentacją.
Zgodność z przepisami – pełna obsługa JPK i gotowość na KSeF
Wybierając program do faktur, funkcje biznesowe są ważne, ale absolutnie kluczowa i niepodlegająca negocjacjom jest jego zgodność z polskimi przepisami. To fundament, który zapewnia spokój i bezpieczeństwo. W tym aspekcie aFaktury.pl prezentuje się jako solidny i godny zaufania partner.
Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) jest tutaj w pełni zintegrowana z codzienną pracą. Nie jest to odseparowany, skomplikowany moduł, ale element, który towarzyszy nam już podczas tworzenia dokumentu. Jak widać na ekranie fakturowania, mamy możliwość wybrania odpowiedniego rodzaju sprzedaży dla JPK, co sprawia, że generowanie prawidłowych plików dla księgowości czy urzędu staje się znacznie prostsze i mniej podatne na błędy.
Wsparcie dla plików JPK to już standard. Prawdziwym sprawdzianem nowoczesności jest dziś jednak integracja z Krajowym Systemem e-Faktur. To rewolucja, która staje się naszą codziennością, a aFaktury.pl wydaje się na nią w pełni przygotowane. Najlepszym tego dowodem jest dedykowany przycisk „Zapisz do KSeF”, widoczny już teraz obok opcji zapisu czy wydruku PDF.
Dla użytkownika oznacza to jedno: wysłanie faktury ustrukturyzowanej do rządowego systemu nie jest skomplikowaną operacją, ale kolejnym, naturalnym krokiem w procesie wystawiania dokumentu. Taka bezproblemowa implementacja zdejmuje z przedsiębiorcy ogromny ciężar techniczny, a co więcej, aFaktury.pl idzie o krok dalej, dając mu zaawansowaną kontrolę nad tym procesem.
W ustawieniach programu możemy wybrać, czy chcemy od razu pracować w trybie produkcyjnym, czy też bezpiecznie przetestować całą funkcjonalność na„Serwerze testowym” lub „Serwerze demo”. To fantastyczne ułatwienie dla tych, którzy chcą oswoić się z KSeF bez żadnych konsekwencji.
Dodatkowo, dla zwolenników automatyzacji przygotowano opcję „Automatycznej wysyłki”, którą można skonfigurować z opóźnienie. Na przykład 10 minut, godzinę, a nawet na koniec dnia po godzinie 22:00. Daje to cenny bufor bezpieczeństwa na ewentualne poprawki, zanim dokument oficjalnie trafi do systemu Ministerstwa Finansów. Takie opcje konfiguracyjne świadczą o dojrzałości implementacji i realnym zrozumieniu potrzeb przedsiębiorców.
Funkcje dodatkowe, które rozszerzają możliwości
Choć solidna obsługa fakturowania i zgodność z przepisami to filary programu, aFaktury.pl oferuje również zestaw dodatkowych narzędzi, które mogą uczynić z niego małe centrum dowodzenia firmą. To funkcje, które pokazują, że twórcy myślą o kompleksowym wsparciu przedsiębiorcy.
Dla firm handlowych nieoceniony okaże się prosty moduł magazynowy, który pozwala na ewidencję towarów i obsługę podstawowych dokumentów, jak PZ i WZ. Nie jest to może rozbudowany system klasy ERP, ale w zupełności wystarczy do kontrolowania stanów magazynowych w małej czy średniej firmie.
Równie istotne jest zarządzanie finansami. Program pozwala nie tylko śledzić przychody, ale również rejestrować koszty i kontrolować stan kasy, dając pełniejszy obraz kondycji firmy. Wbudowana baza kontrahentów pełni funkcję “lekkiego systemu CRM”, przechowując w jednym miejscu dane klientów i historię transakcji, co ułatwia budowanie długotrwałych relacji. Całość uzupełnia moduł statystyk i raportów, który pozwala analizować sprzedaż i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Dzięki tym dodatkom aFaktury.pl pozwala na centralizację wielu procesów, eliminując potrzebę korzystania z kilku oddzielnych narzędzi.
Cennik – elastyczność dopasowana do firmy
edną z kluczowych zalet oprogramowania działającego w chmurze jest elastyczność, co widać również w cenniku aFaktury.pl. Został on skonstruowany tak, by usługa rosła razem z firmą użytkownika, bez konieczności ponoszenia na starcie wysokich kosztów.
Co najważniejsze, każdy może „Wypróbować ją za darmo przez 30 dni”, otrzymując na ten czas dostęp do pakietu Prestige max. To ogromny plus, ponieważ pozwala na gruntowne przetestowanie wszystkich, nawet najbardziej zaawansowanych funkcji, bez żadnych zobowiązań.
Po okresie próbnym możemy wybrać jeden z czterech klarownych planów. Podstawowy pakiet Free za 0 zł miesięcznie jest idealny na start – pozwala na wystawienie 3 dokumentów i 10 wydruków PDF miesięcznie, a co ważne, nawet w tej wersji oferuje kluczową integrację z KSeF.
Gdy te limity przestają wystarczać, naturalnym krokiem jest pakiet Standard w cenie 19,00 zł miesięcznie. Znosi on limity na dokumenty i odblokowuje kluczowe funkcje biznesowe, takie jak generowanie plików JPK czy obsługę faktur walutowych.
Idąc o krok dalej, pakiet Prestige za 35,00 zł miesięcznie wprowadza narzędzia do automatyzacji, jak dokumenty cykliczne, a także daje dostęp do API i możliwość tworzenia kont dla wielu użytkowników. W ramach pakietów Prestige i wyższych użytkownik może także rejestrować faktury zakupowe, co umożliwia kontrolę kosztów firmy i przygotowanie pełniejszych raportów księgowych. Na szczycie oferty znajduje się plan Prestige + P (45,00 zł miesięcznie), który zawiera pełną funkcjonalność niższych pakietów, rozszerzając ją głównie o możliwość wystawiania paragonów.
Taka struktura cennika jest przejrzysta i sprawiedliwa. Widać dokładnie, za jakie konkretne funkcje płacimy na każdym progu, co pozwala świadomie wybrać plan najlepiej dopasowany do aktualnych potrzeb firmy.
Czy aFaktury.pl to dobry wybór dla Twojej firmy?
aFaktury.pl to narzędzie, które z pozoru może wyglądać jak kolejny „program do fakturowania”, ale w praktyce oferuje znacznie więcej. Prosty w obsłudze interfejs, wiele dokumentów, zgodność z JPK i integracja z KSeF, funkcje magazynowe, raporty, automatyzacja płatności. Wszystko to sprawia, że system sprawdzi się zarówno w małej firmie, jak i u bardziej wymagających użytkowników.
Czy to idealne rozwiązanie? Nie znajdziemy tu wszystkich funkcji typowego ERP, a interfejs miejscami może wydawać się mało nowoczesny. Ale to nie o wygląd chodzi – aFaktury.pl nadrabia szybkością działania, przejrzystością i realną funkcjonalnością, której potrzebujemy na co dzień. Jeśli więc szukasz systemu, który po prostu działa, nie kosztuje fortuny i pozwala być gotowym na KSeF oraz inne obowiązki podatkowe, zdecydowanie warto dać mu szansę. Zwłaszcza jeśli prowadzisz jednoosobową działalność lub małą firmę i cenisz sobie proste, ale skuteczne rozwiązania.
Najlepszą recenzją jest jednak zawsze własne doświadczenie. Biorąc pod uwagę, że rejestracja jest darmowa, a na start otrzymujemy 30-dniowy dostęp do pełnego pakietu Prestige, nie ma żadnego ryzyka, by samemu przetestować wszystkie możliwości serwisu.
