We współczesnym świecie żadne przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na odłączenie się od technologii cyfrowych. Niestety, nie ma uniwersalnego oprogramowania, które mogłoby rozwiązać absolutnie wszystkie nasze problemy od początku do końca. A może jednak jest? Jednym z kluczowych narzędzi automatyzacji procesów biznesowych jest popularny system CRM Bitrix24. Aby jednak w pełni wykorzystać wszystkie jego możliwości, należy go zintegrować z istniejącymi systemami naszego przedsiębiorstwa.
Dlaczego potrzebujesz integracji?
W tym artykule przyjrzymy się różnym sposobom integracji Bitrix24 z systemami korporacyjnymi i nie tylko. Czemu to takie ważne? Pomoże to twojej firmie znacząco zwiększyć efektywność wszystkich procesów biznesowych. Korzyści z takiej integracji obejmują automatyczną wymianę danych, minimalizację żmudnej ręcznej pracy oraz poprawę doświadczenia twoich klientów.
Chcąc poprawić efektywność procesów biznesowych, aktywnie wykorzystuje się także integracje z zewnętrznymi systemami księgowymi czy analizami finansowymi. Automatyczna transmisja danych o transakcjach finansowych pozwala na otrzymywanie w czasie rzeczywistym wszelkich niezbędnych raportów umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.
Przygotowanie do integracji
Wybór systemu CRM ma kluczowe znaczenie, ponieważ wpływa na integrację z innymi narzędziami biznesowymi w firmie. Decyzję należy dostosować do skali działalności, budżetu i specyfiki branży, uwzględniając istniejące narzędzia, takie jak e-mail czy media społecznościowe. Systemy SaaS, jak wspomniany już Bitrix24, oferują szerokie opcje integracyjne. Przed wdrożeniem warto jasno określić cele, zaplanować kroki oraz przypisać odpowiedzialności. Ważne jest, by testować każde działanie i zapewnić szkolenia dla pracowników.
Już na pierwszym etapie planowania warto sprawdzić, czy istnieje gotowe rozwiązanie, które będzie w stanie zaspokoić nasze potrzeby, czy będziemy potrzebować autorskiego rozwiązania od firmy programistycznej. Na szczęście baza aplikacji dostępnych w katalogu Bitrix24 jest naprawdę szeroka, a system umożliwia również dostęp przez API czy webhook. Można więc powiedzieć, że omawianą platformę możemy podłączyć niemal do wszystkiego.
Integracja w systemie Bitrix24
Bitrix24, serwis dostarczany przez Bitrix24 Ltd z siedzibą na Cyprze, to uniwersalna i efektywna platforma dostarczająca kompleksowe rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Nawet zewnętrzne systemy korporacyjne, takie jak CRM, ERP, SCM i inne, mogą stale współdziałać z Bitrix24, aby zapewnić bardziej wydajne działanie i zwiększoną produktywność naszej firmy.
Nie da się ukryć, że jedną z kluczowych funkcji Bitrix24 jest system CRM. Co w takim razie zrobić w sytuacji, jeżeli wcześniej korzystaliście z innego narzędzia? Nie musicie się martwić, że cenne dane dotyczące waszych klientów przepadną. Jeśli jednak posiadasz już własny system CRM, możesz zintegrować go z Bitrix24. Pozwoli ci to poprawić efektywność zarządzania bazą klientów czy przeprowadzić głębszą analizę danych. Pamiętaj, że nie jesteś sam i zawsze z pomocą przyjdzie ci sztuczna inteligencja. Copilot nie tylko sporządzi raport dotyczący deala, ale jest w stanie przygotować podsumowanie rozmów telefonicznych czy wyręczyć cię z wysyłania zapytań ofertowych. Co więcej, integracja pozwala na automatyczną synchronizację danych pomiędzy dwoma systemami, minimalizując pracę ręczną i eliminując możliwość wystąpienia błędów.
Integracja z systemem ERP
System Enterprise Resource Planning jest głównym źródłem informacji o procesach biznesowych i zasobach przedsiębiorstwa. Integracja Bitrix24 z systemem ERP pozwala na automatyzację przesyłania danych o projektach, transakcjach, zamówieniach, fakturach i innych kluczowych elementach pomiędzy systemami.
Integracja systemu CRM z systemem finansowo-księgowym umożliwia automatyzację fakturowania, monitorowanie wyników finansowych i sprawne zarządzanie finansami firmy. Dane o klientach i zamówieniach są automatycznie przekazywane, co przyspiesza ich przetwarzanie.
Integracja z systemem zarządzania magazynem
SCM (system zarządzania łańcuchem dostaw) odpowiada za planowanie, koordynację i kontrolę wszelkich procesów związanych z dostawami towarów i usług. Integracja CRM z systemem zarządzania magazynem pozwala zautomatyzować proces rozliczania towarów, kontrolować stany magazynowe, śledzić zamówienia i zapewnić terminową dostawę do klientów.
Po otrzymaniu zamówienia w CRM informacja zostaje automatycznie przekazana do systemu zarządzania magazynem, co pozwala na utworzenie zamówienia do wysyłki oraz kontrolę dostępności towaru w magazynie. Dzięki temu firma ma pełniejszą informację o towarach, wydatkach i przychodach, co pomaga podejmować decyzje zarządcze na podstawie wiarygodnych danych.
Zarządzaj projektami w jednym miejscu
Jeśli posiadasz własny system zarządzania projektami, to integracja go z Bitrix24 pozwala na połączenie danych i funkcjonalności obu systemów, zapewniając jedno centrum zarządzania. Upraszcza to planowanie, śledzenie i kontrolę projektu oraz zapewnia większą efektywność komunikacji i współpracy z uczestnikami projektu.
Dobra komunikacja między członkami twojego zespołu, ale także z klientami, jest poniekąd wpisana w moduł „Współpraca”. Bitrix24 zapewnia kompleksowe rozwiązanie, które integruje wszystkie niezbędne narzędzia do przeprowadzania spotkań online w jednym miejscu. Użytkownicy mogą dzielić się informacjami na temat postępów projektu, komunikować się za pomocą wygodnych czatów, prowadzić rozmowy telefoniczne, organizować wideokonferencje, a nawet wysyłać SMS-y. Jako menadżer masz również dostęp do przydatnych funkcji, takich jak możliwość tworzenia ankiet dotyczących wyjazdów firmowych lub realizacji kolejnych projektów.
Zarządzaj dokumentacją z jednego miejsca
Zarządzanie dokumentacją jest ważną częścią procesów biznesowych każdej firmy. Integracja Bitrix24 z systemem zarządzania dokumentami, takim jak SharePoint, pozwala zautomatyzować wymianę i współpracę z dokumentami, zapewniając scentralizowane przechowywanie, kontrolę dostępu i wygodne usługi wyszukiwania.
Dzięki temu wszystkie pliki przechowywane w usłudze SharePoint stają się dostępne bezpośrednio w Bitrix24. Możesz je przeglądać, edytować i współdzielić z innymi użytkownikami, bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami. Współpracownicy mogą efektywniej współdziałać nad projektami, korzystając z narzędzi, które już znają i lubią. To pozwala na oszczędność czasu i zwiększenie produktywności.
Marketing z systemu CRM? Tak to możliwe
Omawiając poprzednie punkty, łatwo mogliście zauważyć, że system CRM pozwala na zebranie w jednym miejscu niezbędnych informacji o każdym kliencie. W przeciwieństwie do dokumentów w: Excelu, arkuszach Google, wpisów w zewnętrznych bazach danych, klasycznych notatnikach czy kalendarzach, dane te mogą być dodawane automatycznie, co znacznie ułatwia pracę i minimalizuje błędy ludzkie. Każdy twój klient ma swoją osobną kartę, na której przechowywana jest cała historia interakcji z nim. W każdej chwili możesz dowiedzieć się, kiedy nastąpił pierwszy kontakt, który sprzedawca go obsługiwał, kiedy otworzył mail z ofertą promocyjną, za ile dokonał zakupu itd. CRM pozwala szybko dowiedzieć się, ile leadów przybyło w określonym czasie, ile czasu zajęło ich przygotowanie, ile z nich zamieniło się w klientów, a ile po prostu odpadło.
System CRM pomaga także planować interakcje z potencjalnymi nabywcami i je śledzić. W zależności od funkcjonalności usługi można łączyć się i korzystać z narzędzi takich jak: połączenia telefoniczne, newslettery SMS i e-mail bądź chatboty w komunikatorach internetowych. Poza szansą na lepszą relację z klientem, w Bitrix24 zyskujesz dodatkową opcję. Narzędzie nie tylko poprawia skuteczność twoich pracowników w pozyskiwaniu deali, ale pozwala znacząco obniżyć koszty pozyskania nowych klientów. Dzięki pełnej integracji danych o klientach, ich preferencjach i historii interakcji przekazywanych do systemu CRM, zyskujemy opcje automatyzacji marketingu. Dzięki temu możesz wysyłać spersonalizowane e-maile, zarządzać kampaniami reklamowymi i śledzić skuteczność takich działań marketingowych.
Integracja Bitrix24 z systemami korporacyjnymi jest integralną częścią tworzenia skutecznego i elastycznego systemu zarządzania procesami biznesowymi. Prawidłowo skonfigurowane środowisko informatyczne znacznie upraszcza pracę z danymi, zwiększa ich niezawodność i przydatność, a także skraca czas i zasoby przeznaczane na rutynowe operacje.
Pamiętajcie, że Bitrix24 jest dostępny w różnych planach, w tym również w wersji bezpłatnej. Co prawda płatne pakiety oferują dodatkowe funkcje, takie jak powiększenie przestrzeni dyskowej czy szersze możliwości integracyjne. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byście za darmo spróbowali omawianego programu, który może odmienić sposób działania waszej firmy oraz pozytywnie wpłynąć na procesy komunikacji w niej, co, jak udowodniłem, może pomóc w odniesieniu sukcesu.
