Błędne wystawienie dokumentów, opóźnienia w płaceniu podatków, nieprawidłowe naliczenia oraz brak przestrzegania dyscypliny kasowej to tylko kilka z problemów związanych z księgowością i pracą biurową. Te nieprawidłowości mogą prowadzić do bolesnych kar finansowych lub nieprzyjemnych postępowań skarbowych. Poradzenie sobie z tymi wszystkimi problemami spada na barki księgowych, czy nawet właściciela firmy. Nie ma co ukrywać, że ich rozwiązywaniu często towarzyszy stres i pośpiech.
Wyjściem z tego chaosu jest inwestycja w dobre oprogramowanie, które może pomóc w zarządzaniu kluczowymi procesami księgowymi. Uprości wszystkie zawiłe procedury, tak byśmy mogli skupić się na prowadzeniu i rozwoju własnej działalności.
W tym artykule przyjrzymy się programowi online Faktura.pl, który nie tylko jak sugeruje nazwa, umożliwia wystawianie faktur, ale i zapewnia pełny pakiet do prowadzenia samodzielniej księgowości swojej firmy. Jednak czy to wszystko jest na tyle proste, by nawet laik poradził sobie z tym zagadnieniem? Przekonajmy się!
Faktura.pl – długoletnie doświadczenie
Wybierając oprogramowanie, które uprości nam prowadzenie naszej działalności gospodarczej, trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów. Przede wszystkim musi być ono proste w obsłudze oraz posiadać liczne, przydatne funkcje. Do tego koniecznie powinno być aktualne, zgodne z polskimi przepisami oraz spełniać wszystkie regulacje prawne. Bardzo istotny jest również odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych finansowych, w tym zgodność z RODO. Nie można też zapomnieć o integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który przecież już od przyszłego roku (2024) będzie wymagany w programach do fakturowania.
W przypadku oprogramowania online powinniśmy dodatkowo oczekiwać możliwości dostępu z dowolnego miejsca na świecie, szybkiego podglądu finansów czy wygenerowania potrzebnego raportu nawet za pomocą smartfona i przesłania go drogą elektroniczną.
Choć wydawać by się mogło, że tego typu systemy działają dopiero od kilku lat, to znajdziemy na rynku wyjątki. Omawiane oprogramowanie Faktura.pl ma ponad 20-letnie doświadczenie na tym polu. Przez lata zaufały mu miliony małych, średnich czy dużych przedsiębiorców, ale właściwie, dlaczego i co jest kluczem do sukcesu tego konkretnego oprogramowania?
Faktura.pl – pełna automatyzacja
Jak już wspominałem, Faktura.pl jest kierowana dla osób chcących samodzielnie zająć się kluczowymi aspektami prowadzenia własnej działalności. Główny cel to uproszczenie wszystkich skomplikowanych procesów. Zgodnie z nazwą, program umożliwia łatwe i efektywne wystawianie, wysyłanie oraz monitorowanie faktur czy innych dokumentów kasowych.
- To może Cię zainteresować: Najlepsze programy do fakturowania 2023
Cały proces jest naprawdę intuicyjny. Wystarczy założyć konto na oficjalnej stronie producenta i już jesteśmy gotowi do pracy. Pierwsze 30 dni jest darmowe, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy mógł sam sprawdzić możliwości programu.
Jak dokładnie wygląda proces pierwszej konfiguracji? Cóż chyba prościej się nie dało! Po zalogowaniu zostajemy poproszeni o dodanie naszej działalności. Tak naprawdę wystarczy wpisać wyłącznie numer NIP, a resztę wykona już za nas sam program. Ten został połączony z bazami GUS oraz REGON i automatycznie uzupełnia wszystkie potrzebne dane.
Co dalej? Możemy od razu przejść do wystawienia swojej pierwszej faktury. Główne okno programu to prosty i naprawdę intuicyjny kreator dokumentów. Cały proces zajmie wam co najwyżej kilkanaście sekund z racji na wspomniane mechanizmy automatyzujące cały proces. Nie musimy przecież wpisywać wszystkich danych naszego klienta. Po raz kolejny wystarczy wpisać nr NIP.
Po wystawieniu dokumentów te bez problemu możemy od razu przesłać do naszego kontrahenta drogą elektroniczną. Istnieje możliwość wyboru odpowiedniego szablonu wiadomości, co sprawi, że dołączony dokument będzie formacie PDF. Nic nie stoi również na przeszkodzie, by przygotowany rachunek był w innej walucie, czy nawet była to faktura cykliczna, wystawiana automatycznie co tydzień bądź miesiąc. Wystarczy wybrać odpowiednią opcję z rozwijanego menu.
Przede wszystkim prostota
Możliwości Faktura.pl na tym się nie kończą. Chcąc usprawnić cały proces wystawiania dokumentów, program został wyposażony w szereg dodatkowych modułów ułatwiających nam prace. Oto kilka najbardziej przydanych funkcji.
Choć proces automatyzacji upraszcza generowanie dokumentów, to mamy możliwość stworzenia własnej bazy danych naszych klientów. Ułatwia to kontaktowanie się z nimi czy nawet umożliwi śledzenie transakcji. W łatwy sposób przygotujemy również odpowiedni raport czy zestawienie. Oczywiście wszystkie opcje związane z automatycznym generowaniem powiadomień o terminach płatności faktur czy przypominanie o zaległych dokumentach również są obecne.
Kolejnym przydatnym narzędziem jest funkcja prowadzenia katalogu towarów i usług. Wbudowany magazyn, choć wydaje się dość prostym modułem, to śmiało może zastąpić inne dedykowane do tego celu oprogramowanie. Obsługuje wszystkie typy najważniejszych dokumentów. Umożliwia to przechowywanie informacji o produktach czy usługach oferowanych przez naszą firmę. Dzięki temu możemy łatwo wybierać zapisane pozycje z listy i dodawać je do faktury, co przyspiesza jeszcze bardziej proces tworzenia dokumentów.
Faktura.pl, oprócz podstawowych funkcji wystawiania faktur, oferuje również możliwość tworzenia ofert handlowych, paragonów, rachunków oraz innych dokumentów związanych z działalnością gospodarczą. Z racji, że mamy do czynienia z pełnym pakietem, który ma ułatwić nam prowadzenie działalności, nie dziwi fakt, że ten umożliwia także:
- Generowanie zestawień i raportów dotyczących sprzedaży bądź płatności,
- tworzenie różnych raportów finansowych takich jak zestawienia VAT czy analizy sprzedaży,
- przygotowywanie raportów dla księgowości kompatybilnych np. z oprogramowaniem Comarch ERP Optima.
Wygenerowanie jednolitych plików kontrolny (JPK), które przedsiębiorcy są zobowiązani przekazywać organom podatkowym w Polsce, zajmuje podobnie jak wystawienie faktury, zaledwie kilka sekund. Wystarczy wybrać odpowiedni raport z listy i zaznaczyć, za jaki okres ma zostać wygenerowany.
Na końcu warto też wspomnieć o opcji personalizacji faktur. W Faktura.pl możemy dodać własny logotyp czy stopkę, zmienić kolory, układ czy czcionkę. Dzięki temu w łatwy sposób jesteśmy w stanie dostosować wygląd wystawianych dokumentów do własnych preferencji, zgodnych z firmowym wizerunkiem.
To nie tylko program do fakturowania. Księgowość na wyciągniecie ręki
Wspomniane wcześniej wygenerowane raporty możemy przesłać do biura księgowego, by to zajęło się wyliczeniami naszych podatków. Jednak taka usługa często dość sporo kosztuje. Tu z pomocą przychodzi nam Faktura.pl
Faktura.pl umożliwia samodzielne wyliczenie wszystkich podatków czy przekazanie odpowiednich dokumentów i rozliczenie się za pomocą kilku kliknięć. Bez problemu zaksięgujemy nasze przychody z wystawionych dokumentów sprzedaży czy rozliczymy wydatki. W tym celu wystarczy zaimportować dokumenty kosztowe w formacie PDF, a te automatycznie, dzięki integracji z oprogramowaniem OCR, zostaną dodane i zaksięgowane. Istnieje też możliwość obliczenia miesięcznego odpisu amortyzacyjnego od posiadanej nieruchomości.
W celu wyliczenia wysokości podatku, który musimy zapłacić, wystarczy udać się do zakładki podsumowanie. Zauważycie duży przycisk “Rozlicz” przy bieżącym miesiącu. Po jego kliknięciu automatycznie zostaną wyliczone wszystkie zobowiązania (ZUS, PIT oraz VAT). Co ważne, system w momencie, kiedy wykryje edycje dokumentów z danego okresu, automatycznie poinformuje nas o konieczności ponownego przeliczenia rozliczenia.
Prowadzenie księgowości z Faktura.pl nie jest skomplikowanym procesem. Co jednak zrobić gdy, gdy nie czujemy się na siłach bądź nie chcemy samodzielnie prowadzić księgowości? I na to znajdziemy odpowiednie rozwiązanie. Faktura.pl umożliwia skorzystanie, za dodatkową opłatą, z pomocy dedykowanego eksperta księgowego, który pozwoli nam zaoszczędzić nie tylko czas, ale i pieniądze, które musielibyśmy wydać na zatrudnienie księgowej czy wynajęcie biura rachunkowego.
Faktura.pl to program zgodny z KSEF
Jak już wspomniałem wcześniej, od przyszłego roku zmianie ulegną przepisy, które to nałożą nowe obowiązki na firmy. Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym systemem służącym do wystawiania rachunków dla dużych przedsiębiorstw. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku zmiany te będą dotyczyć również małych i średnich firm.
Choć czasu pozostało niewiele, to tylko nieliczni dostawcy usług czy oprogramowania na chwilę obecną gwarantują pełną zgodność z najnowszymi przepisami. Na szczęście Faktura.pl już dziś zapewnia pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać faktury w systemie KSeF bezpośrednio z poziomu platformy. Warto też zaznaczyć, że integracja KSeF w Faktura.pl jest dostępna dla wszystkich użytkowników, bez względu na rodzaj planu abonamentowego.
By wystawić nowy dokument zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur, jedyne co musimy wykonać to wybrać odpowiednią opcję. Oczywiście platforma umożliwi nam zapisanie ustawień do wszystkich następnych wystawionych faktur. Dodatkowo program ma możliwość automatycznego importowania otrzymanych dokumentów wystawionych przez kontrahentów w systemie KSeF.
Faktura.pl to solidne narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorstw czy freelancerów. Dzięki swojej intuicyjnej obsłudze, szerokiemu zakresowi funkcji i elastyczności, program ten ułatwia nie tylko wystawianie faktur czy dokumentów kasowych, ale pełne prowadzenie księgowości i rozliczenia podatkowe. W połączeniu z profesjonalnym wsparciem technicznym Faktura.pl jest godnym polecenia rozwiązaniem dla wszystkich, którzy szukają prostego i efektywnego sposobu na zarządzanie finansami swojej firmy.
