Praca w korporacji kojarzy się z nieustannym wyścigiem o utrzymanie swojej pozycji, poświęceniem życia prywatnego na rzecz zawodowego rozwoju oraz koniecznością dopasowania swoich działań do hierarchicznej struktury zarządzania. Rzeczywistość wydaje się jednak zgoła odmienna, co potwierdzają zarówno badania, jak i wywiady z przedstawicielami globalnych przedsiębiorstw.
Spis treści
Nowoczesne korporacje
W 2023 roku główny menadżer firmy PepsiCo GBS w Krakowie, Boris Wouters, udzielił wywiadu, w którym zawarł kilka trafnych spostrzeżeń na temat benefitów płynących z pracy w korporacji. Wśród najważniejszych zalet znalazły się takie elementy jak: stabilność, bezpieczeństwo oraz przewidywalna ścieżka kariery. Potwierdzeniem tych słów zdają się struktury współczesnych korporacji, które zazwyczaj składają się z zarządu, ściśle określonych działów oraz zespołów projektowych.
Zhierarchizowana organizacja firmy narzuca pewne ograniczenia w sposobie działania pracowników, ale w zamian za to oferuje usystematyzowaną ścieżkę kariery. Jest to unikalna cecha, którą trudno znaleźć u innych podmiotów działających na współczesnym rynku pracy. Indywidualne plany rozwoju zawodowego są więc w tym przypadku bezpośrednio powiązane z awansami wewnątrz struktury firmy.
Analizowany system działania tworzy spory potencjał na budowanie wieloletnich i bliskich relacji między pracownikami a korporacją. Utrzymanie zaufanego członka personelu wymaga jednak aktywnego zaangażowania menadżerów w tworzenie pozytywnego środowiska pracy.
Jak stworzyć pozytywne środowisko pracy w korporacji?
Twoja obecność ma znaczenie
W 2022 roku, w okresie stabilizacji po dynamicznych zmianach, jakie wymusiła na pracodawcach pandemia Covid-19, zespół Harvard Business Review przeprowadził analizę wpływu negatywnych zachowań klientów na tzw. personel pierwszej linii. Głównym celem sprawozdania było podkreślenie współodpowiedzialności wszystkich pracowników firmy, w tym kadry zarządzającej, za utrzymanie dobrych relacji z konsumentami.
Zespół HBR oparł swoje badanie na bezpośredniej interakcji z czytelnikami, których odpowiedzi zarysowały poważny problem w funkcjonowaniu współczesnych przedsiębiorstw. Dotyczył on rozbieżności w interpretacji działań menadżerów przez samych zainteresowanych oraz szeregowy personel. Podczas gdy przełożeni podkreślali swój wkład w ochronę zespołów, sami pracownicy zgłaszali, że nie otrzymują wystarczającego wsparcia.
Przytaczany przykład dotyczy bezpośrednich interakcji między klientami oraz przedstawicielami personelu pierwszej linii, jednak można go z łatwością przenieść na dowolny obszar działalności firmy. Analiza HBR ujawnia bowiem, że aktywność menadżerów pozostaje często niezauważona, a ich zaangażowanie w pracę szeregowych kadr ogranicza się do kontroli ostatecznego wyniku.
Ignorowanie codziennych problemów twoich pracowników może mieć negatywny wpływ zarówno na ich zdrowie psychiczne, jak i wydajności całej firmy. Obecność przedstawicieli kadry zarządzającej oraz ich aktywne wsparcie w pracy zespołów jest podstawą poprawnie działającego środowiska pracy.
Przejrzystość pracy to podstawa zaufania
Pośrednim elementem między problemem opisywanym w poprzednim akapicie, a utrzymaniem pozytywnych relacji wśród personelu jest przejrzystość pracy. Termin „przejrzystość pracy” można rozumieć na kilka różnych sposobów, jednak każde z ukrytych w nim znaczeń ma równie duży wpływ na funkcjonowanie firmy.
W pierwszej kolejności warto więc rozważyć go w kontekście transparentności działań poszczególnych pracowników. Korporacje posiadają zazwyczaj liczne zespoły, składające się z – w zależności od skali, w jakiej operuje przedsiębiorstwo – kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu członków. Istotną kwestią jest więc utrzymanie jawności zadań oraz godzin pracy poszczególnych osób zatrudnionych w firmie. Dotyczy to zarówno szeregowych pracowników, jak i menadżerów, którzy powinni pozostawać transparentni w swoim działaniu.
Przejrzystość pracy buduje poczucie zaufania między przedstawicielami poszczególnych zespołów i wzmacnia wrażenie dążenia do wspólnego celu. Analizowany aspekt można również rozumieć jako precyzyjne określenie obowiązków każdego z pracowników. Umożliwia to bowiem utrzymanie wysokiej higieny pracy oraz zminimalizowanie chaosu w codziennym działaniu przedsiębiorstwa.
Postaw na automatyzację
Intensywny rozwój sztucznej inteligencji na przestrzeni ostatnich dwóch lat jest zapowiedzią szerszych zmian we wszystkich gałęziach technologii. Mainstreamowe media opisują tę rewolucję głównie w ujęciu konsumenckim, jednak to przedsiębiorcy mogą wyciągnąć z niej najwięcej benefitów. Narzędzia oparte na generatywnym AI stanowią klucz do automatyzacji powtarzalnych zadań korporacji, natomiast sama automatyzacja to idealny sposób na odciążenie twoich pracowników.
Wykorzystanie zaawansowanych modeli językowych oraz specjalistycznego oprogramowania ułatwia działanie przedsiębiorstwa na każdym poziomie. Sztuczna inteligencja jest w stanie znacznie szybciej analizować wprowadzone do jej bazy danych informacje, czego rezultatem jest zminimalizowanie marginesu błędu oraz skrócenie czasu koniecznego na wykonanie zadania. Nie jest to co prawda narzędzie idealne, jednak zignorowanie benefitów, jakie niesie ze sobą wykorzystanie AI, jest kontrproduktywne.
Wydobądź z pracowników to, co najlepsze
Jako menadżer, doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, jakie są mocne oraz słabe strony pracowników w twoim zespole. Nie jest to zresztą wiedza przypadkowa, a jej budulec stanowią wnioski powstałe w wyniku godzin spędzonych na wspólnej realizacji zadań.
Dobra znajomość personelu umożliwia stawianie przed podwładnymi wyzwań, które – z jednej strony są bezpośrednim przyczynkiem do rozwoju i pogłębiania ich kompetencji, a z drugiej – wykorzystują naturalne talenty i predyspozycje poszczególnych członków zespołu.
Trudno zignorować w tym kontekście zalety wynikające z opisanej wcześniej automatyzacji. Zmniejszenie nacisku na wykonywanie obowiązków, w których pracownik może zostać zastąpiony przez AI, umożliwia stworzenie kreatywnej przestrzeni. Dzięki temu twoi współpracownicy będą mogli rozwijać swoje kompetencje w dziedzinach wymagających wyobraźni lub bezpośredniego kontaktu z klientem.
Nowoczesne środowisko pracy, to uniwersalne środowisko pracy
Na koniec zostawiłem jeden z kluczowych elementów komfortowego środowiska pracy, a konkretniej uniwersalność narzędzi udostępnianych członkom personelu. Zmiany powstałe w wyniku pandemii Covid-19 stały się częścią naszej rzeczywistości, przez co na co dzień umykają nam pewne niuanse stanowiące bezpośrednie następstwo tego wydarzenia. Trudno jednak zignorować doświadczenia związane z pracą zdalną, które obejmowały zarówno pracowników sektora publicznego, jak i prywatnego.
Część przedsiębiorstw zdecydowała się wykorzystać przekształcenia na rynku i zredefiniować sposób swojego działania poprzez np.: ograniczenie wynajmowanej powierzchni biurowej. Zmiany w kulturze pracy miały bezpośredni wpływ na ukształtowanie nowych oczekiwań wśród szeregowych przedstawicieli personelu. Kluczowymi aspektami stały się więc: zagwarantowanie poczucia stabilności oraz większa autonomia podczas wykonywania codziennych obowiązków.
Odpowiedzią na powyższe postulaty są uniwersalne narzędzia pracy, umożliwiające realizację powierzonych obowiązków zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie. Zaletą specjalistycznych programów jest również gwarancja większej odporności przedsiębiorstwa na globalne zmiany ekonomiczne. Pracodawcy mogą bowiem np.: zrezygnować z przestrzeni biurowej po drastycznych podwyżkach cen najmu i przenieść część obowiązków do środowiska wirtualnego. Wymaga to jednak stabilnego oprogramowania z rozbudowanym arsenałem funkcji.
Praca w korporacji przy wsparciu systemu Bitrix24
Oprogramowanie Bitrix24 – dostarczane przez Bitrix24 Ltd z siedzibą na Cyprze – jest połączeniem standardowego systemu CRM z narzędziami do kierowania pracy zespołem. Wśród funkcji stanowiących trzon programu znajdują się:
- rozwiązania ułatwiające utrzymanie kontroli nad działaniem personelu,
- narzędzia upraszczające wyznaczanie celów, zadań oraz projektów,
- opcje umożliwiające zachowanie kontaktu między pracownikami a menadżerami,
- narzędzia AI pozwalające na automatyzację zadań przedsiębiorstwa.
Poszczególne elementy oprogramowania stanowią jednoznaczną odpowiedź na zapotrzebowania nowoczesnych korporacji. W kontekście niniejszej publikacji o wiele ważniejsze jest jednak to, że system Bitrix24 może stanowić pomost między chaotyczną kulturą pracy wielu przedsiębiorstw a komfortowym środowiskiem, które priorytetyzuje potrzeby pracowników.
Jak pomoże ci oprogramowanie Bitrix24?
Zacznę od pierwszego z omawianych wcześniej fundamentów zdrowego środowiska pracy, czyli obecności kadry menadżerskiej w codziennej pracy zespołu. Kluczowe będą w tym przypadku dwie funkcje systemu Bitrix24:
- możliwość prowadzenia wideokonferencji w jakości HD z udziałem nawet do 48 osób (program pozwala również na nagrywanie spotkań, co może okazać się przydatne podczas nieobecności któregoś z pracowników),
- dostęp do prywatnych oraz grupowych czatów tekstowych.
Nadzorowanie pracy personelu nie wymaga więc bezpośredniej interakcji ze strony kadry menadżerskiej i może opierać się na zdalnym kontakcie. Taki sposób działania jest jednak ryzykowny w kontekście utrzymania transparentności działań poszczególnych pracowników firmy.
Bitrix24 ma jednak na to odpowiedź, ponieważ w arsenale jego narzędzi umieszczono zegar online, który umożliwia rozpoczęcie, zatrzymanie oraz zakończenie dnia pracy. Korzystanie z powyższej funkcji przez wszystkich, włączając w to menadżerów, pracowników korporacji, pozwala na zachowanie przejrzystości działań zespołu. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia gromadzenie informacji na temat samopoczucia oraz opinii pracowników przez wypełniane z poziomu platformy ankiety.
Minimalizowanie chaosu w pracy przedsiębiorstwa opiera się zarówno na kontroli ze strony zarządu, jak i precyzyjnym określaniu zadań oraz etapów realizowanych w firmie projektów. W tym aspekcie pomocne okażą się diagramy Gantta oraz konfigurowalne tablice Kanban, pozwalające na stworzenie wizualnej reprezentacji postępów osiąganych w ramach konkretnego zadania. Bitrix24 oferuje również szereg mniejszych narzędzi umożliwiających łatwiejszą kontrolę nad pracą zespołów, takich jak: tworzenie podzadań i list kontrolnych czy generowanie szablonów projektowych.
Prawdziwy potencjał oprogramowania jest widoczny w jego możliwościach automatyzacji istotnych z punktu widzenia korporacji procesów. Bitrix24 może na przykład:
- automatycznie dodawać do listy obowiązków zadania wykonywane regularnie,
- samodzielnie generować raporty z pracy zespołu na przestrzeni dnia, tygodnia lub miesiąca,
- uprościć pracę zespołu odpowiedzialnego za HR, poprzez automatyzację wniosków urlopowych, wniosków zakupowych czy raportów wydatkowych,
- samodzielnie wysyłać wiadomości e-mail do klientów oraz generować konieczne faktury i dokumenty,
- tworzyć podsumowania zawierające wskaźniki wydajności pracowników i wskaźniki KPI,
- wysyłać powiadomienia pracownikom o zaplanowanych oraz niedokończonych projektach.
To jednak nie wszystko, ponieważ system Bitrix24 pozwala na zautomatyzowanie jednego z kluczowych aspektów działania większości przedsiębiorstw, czyli sprzedaży. Funkcja tworzenia wyzwalaczy umożliwia automatyczne przenoszenie leadów oraz deali pomiędzy etapami w wyniku na przykład otrzymania feedbacku od klienta.
Bitrix24 oferuje szereg funkcji opartych na sztucznej inteligencji, które odciążą twoich pracowników. Wbudowany do oprogramowania CoPilot pozwala, między innymi, na przyspieszenie takich zadań jak: przekształcanie opisu zadania w konkretną serię kroków lub listę kontrolną, streszczanie komentarzy zamieszczonych pod konkretnym wątkiem czy transkrypcja rozmów telefonicznych wraz z automatycznym wypełnianiem odpowiednich pól w dealu CRM.
CoPilot może również okazać się nieocenionym pomocnikiem w codziennej pracy zespołu odpowiedzialnego za marketing. Inteligentny asystent potrafi tworzyć oryginalne teksty według zasad SEO (np. na firmowego bloga prowadzonego w ramach content marketingu lub jako treść materiałów prasowych) oraz generować pomysły na kampanie reklamowe.
Bitrix24 oferuje wsparcie w niemalże każdym aspekcie działania korporacji. Kluczowe funkcje oprogramowania skupiają się na automatyzacji ogromnej części czasochłonnych zadań, utrzymaniu transparentności pracy poszczególnych członków zespołu oraz ułatwieniu komunikacji między personelem a kadrą menadżerską.
Analizowany system został wręcz stworzony do poprawy komfortu pracowników, jednak jego kluczową zaletą jest również to, że posiada on ogrom funkcji przeznaczonych do kontroli działania przedsiębiorstwa. Bitrix24 jest dostępny zarówno w wersji mobilnej, jak i desktopowej, co czyni go uniwersalnym narzędziem, dostępnym podczas pracy poza biurem.
