W warunkach współczesnej konkurencji na rynku, firmy odnoszące sukcesy dążą nie tylko do rozwoju, ale także do optymalizacji swoich procesów wewnętrznych. Automatyzacja staje się kluczowym narzędziem pomagającym redukować koszty, czas, zasoby oraz zwiększać efektywność pracy. System Bitrix24 CRM posiada możliwość automatyzacji procesów biznesowych, zapewniając firmie niezbędną elastyczność i funkcjonalność. W tym artykule powiemy Ci dokładnie, jak możesz zautomatyzować procesy w Bitrix24 i jakie narzędzia są do tego dostępne.
Czym są procesy biznesowe i czemu potrzebujesz systemu CRM do ich usprawnienia
Zanim jednak przejdziemy do automatyzacji procesów i omówienia zalet tego rozwiązania, skupmy swoją uwagę na podstawach. Czym w ogóle są procesy biznesowe? To stała sekwencja działań, która prowadzi do pożądanego rezultatu. Cała praca przedsiębiorstwa opiera się na takich algorytmach. Przetwarzanie wniosku, zamawianie materiałów od dostawcy, wysyłka towaru, uzgadnianie umowy – to wszystko są procesy biznesowe.
Oznacza to jedno — stałą właściwością procesów biznesowych jest powtarzalność ich operacji. Pracownicy wykonują w kółko te same czynności, aby osiągnąć oczekiwany cel, a wszystko, co często się powtarza, można i należy zautomatyzować za pomocą CRM.
Wyobraź sobie, że menedżer dopiął umowę z klientem, ale z powodu natłoku obowiązków zapomniał wysłać fakturę na czas, albo twój kluczowy kontrahent skontaktował się z pomocą techniczną przez e-mail, ale jego wiadomość zaginęła wśród wielu innych. Posiadając odpowiednio skonfigurowany system CRM, taka sytuacja nie będzie miała miejsca. Posłużmy się tutaj przykładem Bitrix24, serwisu dostarczanego przez Bitrix24, Ltd z siedzibą na Cyprze. Ten automatycznie wyznaczyłby zadania i przydzielił odpowiedzialną osobę do ich realizacji. Na każdym etapie automatycznie wysłałby przypomnienia dzięki temu, że stale kontroluje terminy i proces realizacji.
Czym jest automatyzacja procesów w Bitrix24
Automatyzacja procesów w Bitrix24 to konfiguracja i optymalizacja różnych procesów biznesowych w systemie CRM w celu zminimalizowania udziału człowieka w rutynowych zadaniach. Należy pamiętać, że automatyzacja może obejmować nie tylko procesy sprzedażowe, ale także wiele innych obszarów biznesowych: marketing, księgowość, produkcję i logistykę.
Dzięki automatyzacji w systemie Bitrix24 procesy w firmie stają się wydajniejsze, co pomoże skrócić czas realizacji zadań, zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć ogólną produktywność. Można to osiągnąć, konfigurując system tak, aby wiele czynności, które wcześniej wymagały ręcznej interwencji, było wykonywanych automatycznie.
Jak zautomatyzować Bitrix24?
Proces automatyzacji w twojej firmie zawsze powinien przebiegać według z góry ustalonego schematu. Na pierwszym etapie powinieneś przeprowadzić dokładną analizę istniejących procesów biznesowych. Pozwoli ci to lepiej zidentyfikować zadania, które można zautomatyzować. Warto porozmawiać również ze swoimi współpracownikami. Dzięki temu będziesz wiedział, czy będziesz musiał dostosować system do specyficznych potrzeb twojej firmy, czy skorzystać z gotowych narzędzi.
Należy wziąć pod uwagę, że automatyzacja może obejmować zarówno standardowe narzędzia CRM, jak i integrację z usługami zewnętrznymi, takimi jak programy księgowe, platformy ERP czy inne zewnętrzne systemy. Automatyzację w Bitrix24 można wdrożyć poprzez wykorzystanie różnych narzędzi: robotów, wyzwalaczy, inteligentnych procesów i procesów biznesowych. Każde z tych narzędzi ma swoje własne cechy i funkcje, co pozwala firmom na elastyczność w konfigurowaniu automatyzacji.
Co możemy zautomatyzować w systemie Bitrix24
Przeważnie automatyzacja w systemach CRM rozpoczyna się od zadań związanych ze sprzedażą. Z reguły efekt takiej decyzji jest widoczny od razu. Twoi menedżerowie mają więcej czasu na pracę z klientami, co pozytywnie wpływa na zyski organizacji. Automatyzacja procesów sprzedaży w systemie CRM to przecież nie tylko przyjmowanie zamówień. Proces ten jest bardziej wieloaspektowy.
Dzięki Bitrix24 twoi pracownicy będą w stanie zbudować lepsze relacje z klientami. W razie potrzeby CRM pomoże wdrożyć system rabatowy, przypomni o urodzinach klienta i zawartych wcześniej umowach. Dzięki temu nawet nowy menedżer będzie mógł w pełni współpracować z klientami, bo wszystkie informacje będą miał przed oczami.
Dzięki rozbudowanej analizie Bitrix24 pozwala automatycznie wybrać z bazy klientów dokładnie tych, którzy będą zainteresowani konkretną ofertą. Poprawnie skonfigurowany program będzie automatycznie wysyłał odpowiednią wiadomość, co również pozwoli zaoszczędzić czas menedżera. Nie można zapominać również o możliwościach komunikacyjnych systemu CRM. Dzięki wbudowanemu systemowi czatów, wszyscy współpracownicy mogą od razu wymieniać się opiniami o realizacji projektu.
Dziś jednym z głównych elementów budowania udanych relacji z klientami jest odpowiednio zbudowany lejek sprzedaży. Każda transakcja składa się z wielu etapów i ważne jest kontrolowanie każdego z nich, aby nie przegapić potencjalnego nabywcy. Jednocześnie, jeśli masz kilka kategorii produktów lub pracujesz z różnymi segmentami klientów (na przykład klientami b2b i b2c), twoje lejki sprzedażowe również będą inne, każdy z własną logiką i etapami. Lejek sprzedażowy w CRM to w pełni zdefiniowana podróż klienta od momentu pierwszego kontaktu, aż do zakupu produktu i otrzymania płatności. W Bitrix24 możesz przygotować różne scenariusze i dzięki głębokiej analizie dopasować je automatycznie do klienta.
Bitrix24 to również spore udogodnienie dla ciebie — właściciela firmy. System pozwoli ci w łatwy sposób ocenić wydajność menedżerów czy sprzedawców. Sprzedaż w każdym obszarze wymaga kontroli ze strony kierownictwa. Poprawnie skonfigurowana automatyzacja w CRM pomaga również w tym. System samodzielnie wygeneruje odpowiednie raporty, a ty otrzymasz mailem tabele i wykresy informacyjne, dzięki którym będziesz w stanie ocenić wydajność pracowników.
CoPilot — asystent AI do pomocy
Trendem dzisiejszych czasów jest sztuczna inteligencja i jej zastosowanie w różnych narzędziach. Oczywiście nie mogło jej również zabraknąć w rozbudowanym systemie CRM, jakim jest Bitrix24. O zaletach CoPilota wspominaliśmy w innym już artykule. Jednak poruszając temat automatyzacji i jej wypływu na twój biznes nie można zapominać o tym narzędziu. Jego działanie można by przecież przyrównać do inteligentnego asystenta, na wzór tego stosowanego przez Google czy Apple na naszych telefonach.
Asystent CoPilot został zaprojektowany z myślą o tym, aby ułatwić życie i podnieść jego wygodę. W zależności od zapotrzebowania może tworzyć treści, odpowiadać na zapytania w wyszukiwarkach, analizować działania konkurencji i wykonywać wiele innych zadań. AI stworzy za ciebie zadania, rozpisze punkty kontrolne i będzie czuwać nad każdym etapem realizacji. Jest w stanie streścić ci wielogodzinne zapisy rozmów i przedstawić w formie przystępnego raportu czy podsumowania. Warto także podkreślić, że aplikacja jest regularnie aktualizowana, co sprawia, że w przyszłości możemy spodziewać się nowych, jeszcze bardziej rozbudowanych funkcji.
Jak widzisz, automatyzacja w systemie Bitrix24 ma wiele zalet i sporo z nich już wymieniłem w tym artykule. Warto by do tej listy dodać jeszcze, że dzięki niej zmniejszasz ryzyko utraty klienta. Ci po prostu mają mniej subiektywnych powodów do odmowy zakupu czy transakcji. Twoi sprzedawcy dzwonią zawsze na czas, bezzwłocznie dostarczają niezbędne dokumenty, nie zapominają o umowach, dopasowują język, a czasem udzielą rabatów za lojalność, ponieważ program pokaże im wszystkie informacje o poprzednich dealach. Dzięki temu praca w twojej firmie stanie się bardziej produktywna i mniej rutynowa. Ma to pozytywny wpływ zarówno na budżet firmy, jak i na samopoczucie pracowników.
Dzięki zautomatyzowaniu swoich procesów biznesowych będziesz mógł łatwiej określić cel i plany rozwoju firmy. Wszystko to tylko wzmocni twoją pozycję na rynku. Czy nie o to chodzi w biznesie? Gotowy, by usprawnić pracę swojej firmy? Pamiętaj, że system Bitrix24 możesz sprawdzić bezpłatnie. Sam przekonaj się, jak automatyzacja może zrewolucjonizować twoje procesy biznesowe.
